Missions

La ou le cadre administratif-ve de laboratoire assure le pilotage administratif de l'UMR sur les aspects financiers, RH, partenariat et communication, en lien avec les 2 tutelles du laboratoire. Il/Elle est membre de l'équipe de direction de l'unité. Elle/Il définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs scientifiques de l'unité. Le ou la cadre administratif-ve de laboratoire est garant-e du respect de la réglementation au sein de l'unité.

Activités

- Activité 1 : Gestion Administrative et Financière (en renfort de l’agent Gestionnaire)
o Assurer l’engagement et la liquidation des dépenses de la subvention d’Etat et des contrats,sur les deux tutelles (commandes et missions) dans les logiciels dédiés (GESLAB, SIFAC) ;
o Assurer le suivi des commandes (devis, relances fournisseurs) ;
o Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies ;
o Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables ;
o Assurer la gestion des dossiers de stage (rassemblement de pieces, suivi du circuit de signature) et vérifier leur conformité reglementaire ;
o Assurer l’alimentation des bases de données des tutelles (notamment RESEDA) et des fichiers de suivi de l’unité ;

- Activité 2 : Administration de l’Unité
o Elaborer le budget, le mettre en place et contrôler sa répartition et son exécution ;
o Monter des dossiers de recrutements sur contrats de recherche selon les procédures en vigueur dans les tutelles ;
o Conseiller, accompagner le montage, le suivi financier et la justification des projets de recherche ;
o Faire évoluer les fichiers de suivi internes en fonction des besoins ;
o Participer au suivi RH des IT de l’unité (AGATE, SIRHUS) ;
o Suivre l’évolution de la règlementation dans les domaines de la fonction publique et des finances publiques ;
o Assurer la circulation de l’information au sein de l’unité et envers les tutelles ;
o Répondre aux demandes d’information interne et externe ;
o Accueillir les nouveaux membres du laboratoire ;
o Participer à l’organisation financière et logistique d’évènements scientifique ;
o Participer à l’organisation logistique du laboratoire (gestion des salles et des clés).

- Activité 3 : Aide au Pilotage opérationnel
o Conseiller la direction et la representer auprès des partenaires internes et externes ;
o Alerter la direction sur les différentes échéances ;
o Fournir les indicateurs dédiés au pilotage et participer à la réalisation de bilans et de synthèses ;
o Collaborer à l’élaboration du dialogue de gestion (DIALOG) ;
o Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure (HCERES, tutelles, etc.) ;
o Connaître et diffuser la règlementation juridique, administrative et financière concernant la recherche publique en France ;
o Assurer une veille sectorielle dans le domaine de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Dont activités d’encadrement et d’animation :
o Encadrer hiérarchiquement une équipe de 1 personne (TECH, BIATSS Université)
o Conduire les entretiens annuels ;
o Assurer le suivi de carrière des agents ;
o Préparer et organiser le recrutement de nouveaux agents ;
o Intégrer et former les nouveaux agents ;
o Prévenir et gérer les conflits.

Compétences

- Savoirs / Connaissances :
o Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics ;
o Connaissance budgétaires des finances publiques ;
o Connaissance de la gestion des ressources humaines ;
o Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision des tutelles (CNRS et Université Paris Nanterre).

- Savoir-faire :
o Maitriser les outils bureautiques et informatiques et explorer les systèmes d’informations ;
o Appliquer et faire appliquer les règles et procédures administratives et financières ;
o Savoir mettre en œuvre des procédures internes et les appliquer ;
o Maitriser et s’adapter aux logiciels des tutelles ;
o Élaborer et rédiger des procédures, notes, et compte-rendus en français ;
o Être apte a communiquer à l’écrit et à l’oral en anglais niveau B1 à B2 (CECRL) ;

- Savoirs-être :
o Sens de l’organisation et gestion des priorités ;
o Rigueur, fiabilité, autonomie, adaptabilité ;
o Autonomie et savoir rendre compte ;
o Sens relationnel, écoute et bienveillance.

- Compétences CNRS d’encadrement ou d’animation
o Élaborer, définir et déployer un plan d’actions pour mettre en place le changement et les évolutions ;
o Préparer, décider et organiser les temps forts de l’annualité et de la pluriannualité des projets, de la mise en œuvre du changement ;
o Identifier les priorités, anticiper et être réactif face aux enjeux annuels et pluriannuels ;
o Analyser, objectiver et synthétiser les données et les indicateurs ;
o Accompagner, soutenir et valoriser les projets de l’unité, les compétences et les carrières des agents ;
o Accompagner et conduire le changement d’organisation et de processus ;
o Déléguer et responsabiliser, pour renforcer l’autonomie des agents ;
o Reconnaitre, mobiliser et fédérer le collectif de l’entité ;
o Susciter l’adhésion et fixer des orientations claires pour l’évolution de l’unité ;
o Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté envers l’unité et ses tutelles ;
o Expliquer les choix et porter les décisions, assumer ces choix et savoir les ajuster ;
o Communiquer et rendre compte auprès de ses collaborateurs, partenaires internes et externes, tutelles ;
o Favoriser la cohérence, partager et donner du sens au travail au sein du pole de gestion.

Contexte de travail

Le laboratoire Modèles, Dynamiques, Corpus (MoDyCo) est une unité mixte de recherche en science du langage (UMR7114) relevant de CNRS SHS et rattachée à 2 tutelles : le CNRS et l'Université Paris Nanterre. Le laboratoire est situé sur le campus de l’Université Paris Nanterre à Nanterre.

L'UMR est composée de 26 chercheur.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s, 6 agents IT ou BIATSS et 48 doctorant.e.s, post-doctorant.e.s et ingénieur.e.s sur projet. Son budget annuel est d’environ 400k€.

Au sein du pôle gestion, placé-e sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité, la ou le cadre administratif de laboratoire encadrera un agent. Il ou elle pourra bénéficier des formations nécessaires à sa prise de fonction.