Missions

Le secrétariat interagit avec l’ensemble des personnels de l’UMR et il assure le lien entre les sites géographiques de l’Unité (Campus UT, Campus INP/Agro, FRAIB), avec les administrations des tutelles (CNRS, UT, IRD, INP) et les écoles doctorales. Le/la secrétaire RH réalise des actes administratifs et logistiques dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur dans les tutelles de l’Unité et en lien permanent avec la Secrétaire Générale.

Activités

Principales / activités RH :
• Suivre les données et les dossiers RH des personnels,
• Créer et suivre les conventions (stagiaires, accueils, etc.),
• Créer et suivre les dossiers de recrutements et de gratifications (liasses et CANOPE) et les impacts financiers avec le service gestion ;
• Accompagner les NE dans les outils du périmètre RH (OHRIS, TEMPO, Synchro, temps de travail) ;
• Archiver les données de son activité ;

Secondaires / activités administratives pour la continuité de service

Compétences

 Savoirs / connaissances

Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
Techniques d'élaboration de documents ;
Technique de communication et de secrétariat ;
Comprendre et rédiger un document administratif en Anglais, avoir une conversation de premier niveau ;
Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques ;
Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives de classement et d’archivage

 Savoir-faire

Respecter la confidentialité des informations et des données y compris dans le cadre de la RGPD ;
Gérer son activité dans le calendrier et le cadre de gestion du service commun de l’Unité ;
Savoir rendre compte ;
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité et internet ;
Rédiger des courriers et documents administratifs et des comptes rendus ;
Utiliser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs) et les outils des tutelles ;
Se former à de nouveaux outils et évolutions réglementaires.

 Savoirs-être

Avoir des capacités à communiquer ;
Sens de la confidentialité ;
Faire preuve de discrétion et de pédagogie ;
Faire preuve d’organisation, d’autonomie et de réactivité ;
Travailler en équipe.

Contexte de travail

L’UMR est présente sur trois sites et la(le) technicien(ne) administratif(ve) sera amené( e) à exercer sur 2 des 3 sites (UT et INP/Agro).
Possibilité de faire du télétravail sur une journée flottante par semaine en fonction de l’autonomie et de l’organisation du service.