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Gestionnaire administratif et financier H/F


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Informations générales

Référence : UMR5219-TAMAZA-006
Lieu de travail : TOULOUSE
Date de publication : lundi 13 janvier 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1625 et 1730 brut mensuel et selon expériences
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Mission 1 : Prendre en charge l'organisation d'actions et manifestations scientifiques dans un contexte international

Mission 2 : Assurer la gestion administrative et financière de l'ensemble des actions du LabEx dans un contexte de double gestion (Université Paul Sabatier et CNRS) : projets de recherche, mobilités internationales, Chaires d'excellence, bourses et stages de recherche

Activités

Mission 1

Organisation et gestion administrative d'évènements scientifiques :

1) Travail préparatoire avec les enseignants-chercheurs organisateurs, afin de déterminer les actions à mener :
-Élaborer un rétro-planning avec les principales échéances ;
-Affiner le budget prévisionnel avec les organisateurs, lister les sources de financement ;
-Définir le mode d'organisation avec les différents financeurs
-Déterminer les moyens de diffusion de l'événement (participation ciblée ou sur inscription) ;
-Évaluer les besoins en communication, logistiques et humains.

2) Organiser et assurer la logistique de manifestations scientifiques internationales en liaison avec les chercheurs responsables et les différents intervenants :
-Réserver les salles ;
-Prendre contact avec les invités et évaluer leurs besoins (transports, hébergement, etc.) ;
-Réserver les hébergements et contacter les prestataires de services (traiteurs, restaurants, etc.) ;
-Préparer le matériel (goodies) destinés aux invités et participants ;
-Pendant l'événement, s'assurer que le planning « logistique » est bien respecté (coordination prestataires de service par exemple) ;
-Budgétiser et suivre le budget de l'événement avec le chercheur ;
-Contacter les personnes chargées des financements extérieurs et tenir compte des différentes conditions d'éligibilité financière des différents organismes et répartir les dépenses ;
-Effectuer les remboursements des missions et le suivi financier des manifs ;
-Établir le bilan financier des manifestations et compte-rendu aux différents financeurs, aux organisateurs et à la Direction du Laboratoire

3) Accueillir, informer et orienter les divers publics accueillis (intervenants, participants, prestataires…) dans le cadre de ces manifestations

Mission 2

Gestion financière

1) Procéder à des opérations d'engagement et de liquidation sur les crédits dédiés aux actions CIMI (Université Paul Sabatier et CNRS) sur SIFAC et GESLAB en application des procédures de l'Université Paul Sabatier et du CNRS avec collecte, contrôle, archivage des pièces justificatives.

2) Assurer le suivi des budgets dédiés aux actions CIMI et son exécution

3) Instruire les dossiers et la mise en paiement de bourses et gratifications de stage

4) Établir, à partir de SIFAC et/ou GESLAB, des bilans comptables et/ou financiers

Compétences

Aptitudes (ex : écoute, esprit de synthèse, prise d'initiatives, etc…) :

-Qualité d'organisation
-Qualité d'écoute et capacité à aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande en interne à l'IMT et en externe (Services de l'Université)
-Capacité à prendre des initiatives
-Capacité à alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion et à rendre compte de son activité
-Capacité à travailler en équipe

Connaissances (ex : connaître une réglementation, l'offre de formation, les statuts, etc…) :

-Connaissance de la réglementation financière et comptable applicable au secteur public
-Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université Paul Sabatier et du CNRS
-Bonnes notions de la comptabilité publique

- Compétences techniques (ex : savoir utiliser un logiciel ou la bureautique, mettre en oeuvre des techniques de rédaction ou de mise en forme de documents, etc…) :

-Savoir planifier des activités diverses
-Suivre l'exécution d'un budget prévisionnel
-Appliquer des procédures dans les domaines du budget, des recettes, des dépenses, marchés publics
-Maitriser les outils informatiques courants : Word, Excel
-Connaissances de l'anglais (niveau intermédiaire)

Contexte de travail

L'Institut de Mathématiques de Toulouse (IMT) et l'Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (IRIT) sont investis dans un projet interdisciplinaire commun de Laboratoire d'Excellence depuis 2012 : CIMI (Centre International de Mathématiques et d'Informatique). Ce projet, porté par l'Université Fédérale de Toulouse et financé par l'ANR à hauteur de 12M€, rassemble sur le site de l'Université Paul Sabatier près de 500 chercheurs et enseignants chercheurs de l'IMT et de l'IRIT.

Le poste est dédié à la coordination des actions financées par le LabEX CIMI, impliquant les chercheurs de l'IMT. Le poste est rattaché au pôle administratif de l'IMT, qui comprend actuellement 13 personnes et est placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'IMT et de la Secrétaire Générale de l'IMT et sous la responsabilité fonctionnelle du manager du projet CIMI. L'exercice des activités du poste implique de nombreux contacts à l'international.

Informations complémentaires

Contrat CDD de 9 mois avec possibilité de renouvellement

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