Assistant en gestion administrative (H/F)

Job Description

Missions

Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l’organisation logistique de réunions

Activity

- Secrétariat d’unité / logistique courante :
Assurer l'accueil du laboratoire
Réceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoire
Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le Service Fait pour les commandes passées pour l’équipe administrative et la direction
Gérer l’adresse mail et l’archivage du secrétariat
Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, …)
Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administration
Organiser la logistique de réunions programmées par la direction
Gérer les processus d’élections internes avec l’administratrice d’unité
- Assistanat de direction :
Seconder la directrice dans l’organisation de réunions ou d’évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiques
Organiser ses déplacements et gérer son agenda
Représenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes
- Ressources Humaines :
Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l’administratrice et les personnels des services dédiés de nos tutelles
Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ; Suivre l'évolution de la réglementation.
En support du service RH du CEFE :
Mettre en œuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques (par exemple : réceptionner et traiter les demandes de formations « papier » pour signatures)
Accueillir, accompagner et informer les personnels (informations restaurants administratifs - procédures internes RH - diffusion listes mensuelles du personnel)
- Activités communes :
Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité

Your Profil

Skills

- Savoirs / connaissances :
Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
- Savoir-faire
informer et rendre compte; rechercher, vérifier et classer des informations; mettre en œuvre des procédures et des règles; Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe; Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée; Maitriser les logiciels de gestion du domaine et de bureautique
- Savoirs-être
Communiquer et faire preuve de pédagogie; Travailler en équipe; Gérer des informations confidentielles; Être autonome

Your Work Environment

Le CEFE est une unité de recherche complexe ayant 7 établissements tutelles et qui compte plus de 500 personnes en moyenne sur l'année. L'activité administrative du laboratoire est assurée par une équipe de 9 personnes, dont la personne recrutée fait partie. Ses principaux interlocuteurs seront l'administration et la direction du CEFE, tous les personnels de l'unité, les services de la délégation régionale CNRS Occitanie Est et d'autres établissements tutelles du laboratoire, des interlocuteurs externes divers (dont livreurs, fournisseurs, entreprise de nettoyage, etc ).
Le CEFE est situé sur le campus du CNRS situé Route de Mende à Montpellier.
Rythme et horaires de travail : Le poste est sur un rythme de 38,30 h/semaine sur un horaire journalier de 8h00 à 16h30, dont fixe 8h00-12h00 pour la réception des colis / accueil des livreurs

Compensation and benefits

Compensation

à partir de 2302€ brut mensuel, ajustable en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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