Missions

Les missions de l'assistant(e) en gestion administrative à temps incomplet 60% comprendront:
- Participation aux activités de communication du laboratoire
- Participation à la gestion des commandes liées au fonctionnement courant du laboratoire
- Gestion du parc informatique du laboratoire
- Prise en charge l'organisation quotidienne et la gestion des activités d'Albert Fert, Professeur émérite à l'Université Paris Saclay.

Activités

-Participer à la communication de l'unité (interne et externe), participer le cas échéant à l'alimentation du site Web
-Exploiter et alimenter des bases de données
-Participer à l'organisation des manifestations scientifiques organisées par des membres du laboratoire
-Organiser le classement et l'archivage des documents
-Participer à la gestion des commandes liées au fonctionnement courant du laboratoire
-Gérer le parc informatique du laboratoire
-Gérer l'agenda, les contacts du Professeur émérite (messagerie électronique, appels téléphoniques, visiteurs…) et le planning
-Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques liés à ses activités (organisation des déplacements et des réunions…)

Compétences

Domaines de formation souhaités : secrétariat, gestion administrative, informatique Connaissances :
-Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
-Savoir utiliser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur…)
-Savoir utiliser les outils informatiques spécialisés tels que Wordpress
-Savoir utiliser les outils informatiques dédiés déployés au CNRS serait un plus
-Très bon niveau d'anglais écrit et oral
Compétences :
-Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
-Rédiger des courriers et documents administratifs
-Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses -Gérer la confidentialité des informations et des données
-Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
Savoir-être :
-Informer et rendre compte de son activité
-Travailler en équipe
-Travailler au contact du public

Contexte de travail

Le Laboratoire Albert Fert CNRS est situé à Palaiseau (91) sur le Plateau de Saclay et implanté sur le site de Thales Research and Technology. Le Laboratoire Albert Fert est un laboratoire commun au CNRS, à la société Thales et à l'Université Paris Saclay. L'Unité compte environ 95 personnes dont 30 chercheurs (15 CNRS, 10 Thales, 4 Université Paris Saclay, 1 Université d'Evry), 9 IT CNRS et 56 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD). L'agent intègrera un service administratif de 6 personnes.