Missions

Le technicien/la technicienne en gestion administrative assurera l'assistance technique, logistique et organisationnelle d'un laboratoire mixte du CNRS. Il/Elle réalisera différents actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière et administrative.

Activités

- Assurer l'organisation, le suivi et le remboursement des frais de déplacement liés aux missions des agents du laboratoire (saisie des ordres de mission, réservation des titres de transport et d'hébergement, inscription aux conférences, gestion des états de frais) sur les outils dédiés
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques organisées par des membres de l'unité
- Assister à la gestion de divers aspects logistiques de la vie du laboratoire (locaux, matériels, fournitures...)
- Alimenter et assurer le suivi des bases de données comme par exemple celle relative aux publications scientifiques du laboratoire et présentations en conférence
- Assurer le soutien aux activités courantes du laboratoire: Organisation des réunions, rédaction des ordres du jour et comptes-rendus des réunions de laboratoire

Compétences

Domaines de formation souhaités : secrétariat, gestion administrative
Connaissances: Connaissances des outils de gestion CNRS ou Universités souhaitables
Langue anglaise: niveau A1
Règles et techniques de la comptabilité publique
Compétences opérationnelles:
Mettre en oeuvre les procédures et les règles
Informer et rendre compte de son activité
Travailler en équipe
Travailler au contact du public car le poste est en interaction directe avec l'ensemble des personnels du laboratoire

Contexte de travail

L'Unité Mixte de Physique CNRS, Thales, Université Paris-Saclay (UMPHY) est située à Palaiseau (91) sur le Plateau de Saclay et implantée sur le site de Thales Research and Technology. L'UMPHY est un laboratoire commun au CNRS, à la société Thales et à l'Université Paris Saclay. L'Unité compte environ 89 personnes dont 30 chercheurs (15 CNRS, 10 Thales, 4 Université Paris Saclay, 1 Université d'Evry), 9 IT CNRS et 50 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD). L'agent intègrera un service administratif de 4 personnes dont l'administratrice de l'unité et sera placé sous sa responsabilité.