Missions

Assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et de secrétariat des programmes de recherche internationaux organisés par le Centre Émile Borel (département de l'IHP)

Activités

- Assurer l’accueil des chercheurs français et étrangers (physique et téléphonique, en anglais et en français) participant aux programmes ;
- Gérer les réservations d’un parc de bureaux « visiteurs » ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives aux activités scientifiques de l’IHP (tableaux de bord, etc…) et en assurer les requêtes et extractions ;
- Assurer la préparation administrative et l’organisation logistique des conférences/colloques/workshops : réservation via les marchés ou conventions spécifiques, suivi des commandes, préparation des lettres d’invitation et attestations, réalisation et diffusion des supports de communication et d’accueil (affiches, pochettes d’accueil, etc…) ;
- Gérer opérationnellement le fonctionnement interne du service (gérer des stocks, suivre les commandes en lien avec le bureau financier, gérer et suivre le courrier, …) ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe par différents canaux d’information dont Internet.

Compétences

*Connaissances
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et du CNRS ;
- Réglementation applicable à l’administration d’activités de recherche et d’accueil international ;
- Connaissances de la règlementation en finances publiques ;
- Notion de réglementation en ressources humaines ;
- Techniques d'élaboration et d’alimentation de documents/tableaux de suivi ;
- Techniques de communication orale et écrite (français et anglais) ;
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
- Informatique : outils courants de bureautique et bases de données.

*Savoir-faire
- Pratiquer l’anglais écrit et oral (anglais professionnel) ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Maîtriser les outils de messagerie électronique et de recherche sur Internet ;
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- Savoir rendre compte ;
- Mettre en œuvre des procédures et des règles ;
- Travailler en équipe ;
- Alimenter des tableaux de bord;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Réaliser des synthèses.

* Savoir-être
- Sens du contact ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Autonomie dans les tâches confiées ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Capacité d’adaptation ;
- Sens de l’organisation et du service ;
- Respect de la confidentialité.

Contexte de travail

Prise de congés compatibles avec le calendrier des activités de l’IHP. Horaires parfois décalés en soirée, selon les événements organisés.