Missions

L'assistant(e) en gestion administrative participe à l'ensemble des activités de la « Cellule d'animation de la filière financière et comptable » de la Direction des comptes et de l'information financière (DCIF).

Activités

Accompagner le Responsable de la cellule dans :
− la réponse aux sollicitations et demandes d'information du réseau des formateurs,
− la gestion des inscriptions des stagiaires pour les formations pilotées par la DCIF,
− la gestion des plannings des formations et des groupes de travail et en assurer la logistique,
− le suivi des enquêtes et sollicitations réalisées auprès du réseau des formateurs,
− l'évaluation des formations et les bilans,
− l'organisation des séminaires,
− la participation aux réunions/visioconférences et rédiger les comptes rendus correspondants,
− la participation à la mise à jour des supports de formation,
− la mise à jour de l'espace collaboratif de la cellule,
− l'administration de la plateforme e-learning.

Assurer avec l'assistante de direction, dans la continuité de gestion, les travaux de secrétariat :
− Accueillir et informer les personnels et les usagers de la DCIF
− Gérer le courrier
− Gérer les plannings de la directrice et des directeurs adjoints
− Répondre aux diverses demandes des équipes et de la Direction
− Participer à la gestion financière.

Compétences

Les principales compétences requises :
Savoir-faire :
− Bonne maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
− Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité du CNRS
− Bonne maîtrise des outils bureautique
− Travailler en équipe
− Planifier son activité
− Savoir travailler en autonomie
Savoir-être :
− Rigueur et sens de l'organisation
− Excellentes qualités relationnelles
− Réactivité
− Disponibilité
− Être proactif : savoir prendre des initiatives, être force de proposition, anticiper les demandes

Contexte de travail

La Direction des comptes et de l'information financière (DCIF) a pour missions de produire les comptes et garantir la régularité et la cohérence des informations financières et comptables du CNRS.
Elle assure la maîtrise d'ouvrage des systèmes d'information Finances et l'administration des données, ainsi que la coordination du réseau des 17 agents comptables secondaires (responsables des services financiers et comptables en délégations). Elle est dirigée par l'Agent comptable principal du CNRS.

Contexte du service :

La DCIF anime et coordonne le réseau des 17 agents comptables secondaires, chefs des services financiers et comptables (SFC) des délégations régionales du CNRS.

La « Cellule d'animation de la filière financière et comptable » est placée sous l'autorité des deux directeurs adjoints de la DCIF pour répondre aux besoins de conduite du changement et de formation intégrant les aspects fonctionnels « métier »
et « outil ». Elle anime le réseau des formateurs internes de la filière finance, composé de 160 formateurs présents au sein de laboratoires de recherche et de SFC qui dispensent les formations « métier » / « outil » sur l'ensemble des processus couverts par le système d'information Finance.

L'assistant(e) en gestion administrative est directement rattaché(e) au Responsable de la cellule d'animation de la filière financière et comptable.