Missions

Exerçant sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de cabinet, l'assistante (F/H) ) en gestion administrative de la présidence est responsable de l'exécution des actes administratifs et de gestion courante de la présidence et de certains services directement rattachés au PDG du CNRS et à la la Directrice de cabinet.
L'assistante (F/H) est également chargée de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure; Elles ou il est également en charge d' Informer et d'orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Activités

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Suivre certains dossiers liés à l’activité secrétariat de la présidence ( gestion agenda et déplacements) et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Prendre en charge la gestion logistique des événements de la présidence ( 6 par an)
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents

Compétences

Connaissances
• Applications de gestion et facilité avec les outils bureautiques et informatiques de gestion
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication
Compétences opérationnelles
• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Polyvalence
• Sens relationnel

Contexte de travail

Le président-directeur général du CNRS définit la politique générale de l’établissement dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil d’administration et assure la direction scientifique, administrative et financière du centre. Il conduit les relations de l’organisme avec les établissements d’enseignement supérieur et de recherche et avec les partenaires socio-économiques. Pour cela, il s'appuie sur trois directions générales déléguées - à la science (DGD-S), aux ressources (DGD-R) et à l’innovation (DGD-I) - ainsi que sur un cabinet et des conseillers/chargés de mission. Le Président, le DGD-S, le DGD-R, le DGD-I et la Directrice de cabinet composent le Directoire.
L'assistant/e en gestion administrative et financière exercera ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence, composé de 3 personnes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet.

Le poste est localisé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.