Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Job Description

Missions

Au sein du Pôle Pilotage Administratif et Appui Transversal du Service « Partenariat et Valorisation » (SPV) de la Délégation Alpes du CNRS, l’assistant administratif ou assistante administrative assure des missions d’assistanat et de support transverses aux activités du service, en binôme avec un ou une autre assistante administrative du service.

Activity

Soutenir les activités du Service
- Effectuer le suivi administratif (visas, signature, parapheurs, numérisation, envoi aux partenaires) des conventions en lien avec les chargé-es d’affaires des différents Pôles du service
- Fiabiliser et alimenter les systèmes d’information afin d’assurer la traçabilité des contrats de recherche (bases de données nationales du CNRS, portail de la Commission européenne..)
- Assurer la création et le suivi des contrats dans le logiciel de suivi de temps des personnels
- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord en vue d'établir des indicateurs de suivi de l’activité et des bilans (rapport mensuel et bilan annuel)
- Rédiger et envoyer des courriers
- Diffuser les informations en interne et en externe
- Informer, répondre ou orienter les demandes internes ou externes

Mener des activités transverses
- Assurer les procédures d’archivage papiers et numériques
- Suivre et accompagner la réorganisation des dossiers numériques communs du service et sa bonne mise en œuvre
- S’assurer du bon accueil des nouveaux et nouvelles entrantes au sein du service lors de leur prise de fonctions, puis suivre leur installation (accès aux outils métiers)
- Suivre le budget du service en lien avec le Service Affaires Générales de la Délégation Régionale

Organiser des évènements (réunions, séminaires, …)
- Assurer les aspects techniques, logistiques et financiers en amont et le jour J
- Gérer des projets en lien avec la Qualité de Vie au Travail au sein du service (mise en place d’actions de bien-être, évènements conviviaux, …)
- Éditer un bilan de chaque évènement

Your Profil

Skills

Compétences techniques (savoirs, savoir-faire) :
- Maîtriser des outils bureautiques courants (traitement de texte, présentation, tableurs, mails, …)
- Concevoir des tableaux de bord
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Planifier son activité
- Langue anglaise ; compréhension et expression écrites et orales de niveau A2 minimum (cadre européen commun de référence pour les langues).

Compétences transverses / interpersonnelles (savoirs-être) :
- Avoir le sens du relationnel et une aptitude à communiquer dans le respect de la confidentialité
- Avoir des capacités d’adaptation, d’autonomie et d’initiative
- Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale
- Travailler en équipe et en interaction avec l’extérieur
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir gérer les priorités et avoir le sens de l’organisation.

Your Work Environment

Au sein de la circonscription Alpes (Isère, Savoie et Haute-Savoie), le CNRS est l’un des principaux acteurs publics de la recherche scientifique, aux côtés des Établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche (Universités, Écoles, etc.) et d’autres organismes nationaux (Inserm, Inria, etc.). Il regroupe environ 2 300 agents, chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs. La Délégation Régionale Alpes, située sur la Presqu’île de Grenoble, regroupe 8 services qui accompagnent 70 Unités de recherche dans la bonne réalisation de leur mission de recherche scientifique.

Le SPV est composé de 30 personnes et organisé en 3 Pôles : « Europe » et « Industrie & Valorisation », et « Pilotage Administratif & Appui Transversal ». Il est en interaction avec les autres services de la Délégation Régionale (service financier, service des ressources humaines, service des affaires générales, …), ainsi qu'avec d'autres Délégations Régionales du CNRS, les Unités de Recherche, les établissements partenaires (Universités, organismes de recherche, etc.) et la Commission Européenne.

L’assistant administratif ou assistante administrative travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des agents du service partenariat et valorisation.
La personne recrutée exercera son activité en binôme avec la/le second assistant administratif du service.

Nos avantages et petits + :
Débutants acceptés. Un accompagnement et des formations seront proposés afin de faciliter la prise de fonction de l'agent.
• Un environnement de travail stimulant aux contacts des personnels de la recherche
• Restaurant inter-entreprises sur site avec tarifs subventionnés
• 44 jours de congés / RTT par an
• Télétravail possible (dans la limite de 1 jour par semaine du fait des contraintes du poste)
• Politique développement durable
• Un site accessible en transports en commun (tram B, arrêts cars Région et bus) + parking privé et abris vélos)
• Accès au Comité d'Action Économique et Sociale du CNRS (prestations sociales, activités culturelles et sportives : pour en savoir plus ; https://www.caes.cnrs.fr/ et https://caesug.grenoble.cnrs.fr/index.php)

Compensation and benefits

Compensation

à partir de 2 429€ bruts mensuel selon la grille en vigueur au CNRS et votre expérience

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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