Missions

Sous l'autorité de son responsable, l'assistant-e en gestion administrative participe au développement de la politique sociale de la Délégation régionale Île-de-France Villejuif, en pilotant le budget d'action sociale (restauration, médecine, famille, handicap) et en étant le/la référent-e en matière de restauration sociale.

Dans ce cadre, il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables dans le domaine.

Activités

1° Sur la gestion des crédits d'action sociale

• Préparer, exécuter et suivre les budgets dédiés à l'action sociale
• Préparer les budgets annuels (initial et rectificatif)
• Suivre les crédits dédiés au fonctionnement des syndicats nationaux franciliens en collaboration avec le siège du CNRS
• Produire des bilans financiers et des statistiques dans les domaines de l'action sociale et de la restauration
• Contribuer à l'élaboration de conventions relevant de l'action sociale (conventions médico-sociales et de restauration propre)
• Traiter les commandes, factures et missions
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières
• Alimenter les tableaux de bord du domaine d'activité et en assurer le suivi

2° Sur les activités liées à la restauration sociale

• Assurer le suivi la restauration sociale à l'échelle de la circonscription (qualité, respect des règles d'hygiène, inspection des équipements…)
• Contribuer à la définition du besoin dans le cadre de l'offre de restauration
• Octroyer les droits d'accès à la restauration aux usagers
• Assister aux comités de restauration et proposer des pistes d'amélioration
• Travailler en collaboration avec la direction des ressources humaines du CNRS et avec les assistants sociaux de la délégation
• Classer et archiver les pièces comptables et les dossiers
• Tenir à jour le journal d'inventaire sur ces budgets
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Compétences

Savoir :
- Maîtriser les techniques de gestion administrative
- Connaître l'organisation de l'établissement

Savoir-faire :
- Maîtriser l'environnement bureautique et les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, diaporamas...)
- Appliquer les procédures spécifiques au domaine de la dépense
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies

Savoir être :
- Savoir rendre compte et travailler en équipe
- Savoir planifier et anticiper, être en capacité de maitriser les contraintes et les urgences, respecter les délais
- Être autonome dans l'organisation de son travail, polyvalent, méthodique et rigoureux
- Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens du service
- Être discret et respecter la confidentialité

Contexte de travail

La Délégation régionale Île-de-France Villejuif assure la gestion de 97 structures de recherche et 2100 personnels dont 375 personnels non titulaires et héberge le service mutualisé d'Ile de France (IFSEM).

L'activité s'exerce au sein du secrétariat général de la Délégation régionale Île-de-France Villejuif (10 personnes). L'assistant-e en gestion administrative est placé(e) sous l'autorité du responsable du pôle ressources financières du secrétariat général. Il/elle sera intégré(e) dans un pôle de 5 personnes.

La Délégation régionale Île-de-France Villejuif est localisée sur le site du Campus CNRS au 7 rue Guy Môquet à Villejuif, à 10 minutes à pied d'une station de métro. La délégation dispose, pour son personnel, d'un restaurant d'entreprise et d'un parking.