Chargé de gestion et d’appui au pilotage (H/F) du programme BRIDGES

Job Description

Missions

La personne recrutée aura pour mission la gestion administrative et l’appui au pilotage du PEPR BRIDGES, en lien étroit avec les co-directeur·rices du programme, le secrétatiat opérationnel (SeCOP) et l’Agence nationale de la recherche (ANR). Il.elle assure le bon fonctionnement administratif et financier du programme.

Activity

Activité 1 : Assurer l'appui au pilotage administratif et à la gouvernance :
o Être le point de contact, assurer le lien et le secrétariat de certaines instances du programme (comité institutionnel - CI, comité exécutif - COMEX) :
- collecte et mise en forme des informations nécessaires à la préparation des réunions
- programmation des réunions, envoi des invitations
- préparation et envoi de l'ordre du jour, en lien avec le CoDir
- préparation des documents (ex. PowerPoint), en lien avec la chargée de communication
- rédaction des comptes rendus et relevés de décisions
- diffusion des informations vers l'interPC, et appui aux membres des PCs dans le lien avec les membres des instances
- suivi des décisions/actions à réaliser
- faire remonter les besoins et informations des membres des instances
- archivage des documents
o Recueillir, structurer et synthétiser les informations nécessaires au pilotage stratégique du programme
o Rédiger des courriers, notes et rapports pour le programme (ex. Ocean Decade) au fil de l'eau
o Représenter le CoDir dans les réunions de pilotage (COPILs) des PCs et assurer la remontée d'informations (avancées des livrables, points d'alerte, indicateurs, décisions, échéances à venir)
o Appuyer le CoDir pour la relecture de documents


Activité 2 : Assurer le suivi financier et développer les outils d'aide au pilotage du programme
o Assurer le suivi et l'exécution financière du programme de la gouvernance du programme (BRIDGES GOUVERNANCE et TRANSVERSE)
o Élaborer et actualiser des outils de suivi, des indicateurs et des tableaux de bord permettant de mesurer l'avancement du programme, de son exécution financière et de l'atteinte de ses objectifs.
o S'assurer de la mise à jour du suivi des personnels par les PCs (ASANA) et des partenaires impliqués dans les instances et activités du programme (Base de données contacts RH) et actualiser les indicateurs associés
o Analyser les données de suivi, produire les bilans, formuler des propositions d'ajustement afin d'éclairer les décisions.
o Coordonner, en lien avec les services compétents du CNRS, de l'Ifremer et de l'IRD, le suivi de l'éligibilité des dépenses et la fiabilisation des données financières.
o Participer à la valorisation des résultats et des actions du programme, en lien avec la direction, les partenaires et les interlocuteurs concernés.


Activité 3 : Coordonner le suivi contractuel et les relations avec l'ANR
o Elaborer et suivre les conventions de partenariat et des documents contractuels du programme
o Assurer l'interface opérationnel avec l'ANR pour la gouvernance du programme :
- Organiser les réunions de suivi annuel avec l'ANR et les réunions d'évaluation du programme
- Piloter la collecte et la consolidation des indicateurs et des données de suivi.
- Coordonner la production des rapports d'activité et d'évaluation
- Garantir la fiabilité et l'actualisation des informations renseignées dans la plateforme ANR
o Participer à la vie du programme, aux différentes actions et à leur organisation (organiser la logistique des réunions et missions en lien avec les instances du programme, et autres évènements en lien avec la vie du programme)

Your Profil

Skills

■ Savoirs / savoir-faire :
o Solide expérience en gestion administrative et financière de projets collaboratifs ;
o Maîtrise de la conduite de projet et des outils informatiques de suivi ;
o Bonne compréhension des enjeux liés à la politique et à la diplomatie scientifiques ;
o Compétences en conception, en gestion opérationnelle et financière
o Fortes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
o Maîtrise de l’anglais professionnel (C1)

■ Savoirs-être
o Goût affirmé pour le travail en équipe et la gestion de projet multi-acteurs et international ;
o Excellent sens de l'organisation, y compris la gestion du temps et des priorités.
o Sensibilité aux problématiques ultramarines, aux contextes insulaires, et aux relations à l’international ;
o Forte capacité d’adaptation et d’analyse dans des contextes complexes ;
o Etre en capacité de travailler en collaboration avec des métiers scientifiques, administratifs et financiers.

■ Compétences CNRS d’encadrement ou d’animation
o Socle commun des compétences d'encadrement et d'animation
o A compléter sur les compétences managériales spécifiques au poste

Your Work Environment

Piloté par le CNRS, l’Ifremer et l’IRD sur la période 2023/2034, le programme de recherche exploratoire (PEPR) BRIDGES « Pêche et Biodiversité dans l’océan Indien » vise à identifier des solutions garantissant la conservation de la biodiversité et une pêche juste et durable, aux échelles locales de plusieurs sites ateliers et à l’échelle régionale du Sud-Ouest de l’océan Indien. Plus de renseignements : https://www.bridges-wio.com/fr/#
Le poste est rattaché à CNRS-Écologie, placé sous la responsabilité fonctionnelle des trois co-directeur·rices du programme (CoDir), et constitue une des composantes du Secrétariat opérationnel (SeCOP) de BRIDGES, actuellement composé de :
o du.de la chargé.e de gestion et d’appui au pilotage du programme BRIDGES
o une assistante gestion administrative et financière (tiers-temps)
o une chargée de communication
o une chargée d’animation scientifique
D’autres membres pourront renforcer cette équipe au fil du développement du programme.

Constraints and risks

- Déplacements ponctuels dans l’hexagone, et dans la Région sud-ouest de l’océan Indien
- Travail occasionnel en soirée ou week-end lors d’événements du programme

Compensation and benefits

Compensation

entre 2 721 € et 3 115 € brut mensuel selon expérience

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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