Missions

Le/la chargé·e d’affaires générales conduit, sous la direction de la directrice adjointe administrative, les travaux d’amélioration continue de l’activité administrative dans la perspective d’une aide renforcée au pilotage et à la sécurisation des décisions, actions, arbitrages. Il/elle est en charge d’organiser la vie administrative de l’institut. Il/elle déploie des projets transverses de la direction administrative. Il/elle dispose d’une délégation de signature.

Activités

En tant que chargé·e d’affaires générales, vos activités consistent à :
Animation de collectif
• Organiser la vie administrative de l’institut :
o Mettre à jour les documents réglementaires de l’institut (organigramme, règlement intérieur, volet Risques psycho-sociaux du document unique)
o Coordonner la mise en œuvre des instances internes (assemblée générale, réunions, séminaires) et du volet QVCT (projets, organisation des locaux)
• Constituer un planning de suivi des actions et arbitrages de l’institut
• Suivre l’activité des correspondants (formation/apprentissage, archives, démarche d’amélioration continue) de l’institut
Aide au pilotage de l’Institut
• Elaborer un catalogue des process en usage à l’institut, veiller à l’homogénéité de ces process
• Procéder au contrôle et à la validation des déplacements des missionnaires, assurer le rôle de référent mission pour l’institut (expertise des dossiers complexes)
Management de projet
• Mettre en œuvre / piloter en mode projet des dossiers administratifs entre pôles de l’institut ou en lien avec des directions fonctionnelles
• Concevoir des enquêtes administratives, construire les outils de recueil des données avec les logiciels appropriés, consolider et analyser les données, en tirer des bilans et préconisations
En tant que chargé·e d’affaires générales, vos activités consistent à :
Animation de collectif
• Organiser la vie administrative de l’institut :
o Mettre à jour les documents réglementaires de l’institut (organigramme, règlement intérieur, volet Risques psycho-sociaux du document unique)
o Coordonner la mise en œuvre des instances internes (assemblée générale, réunions, séminaires) et du volet QVCT (projets, organisation des locaux)
• Constituer un planning de suivi des actions et arbitrages de l’institut
• Suivre l’activité des correspondants (formation/apprentissage, archives, démarche d’amélioration continue) de l’institut
Aide au pilotage de l’Institut
• Elaborer un catalogue des process en usage à l’institut, veiller à l’homogénéité de ces process
• Procéder au contrôle et à la validation des déplacements des missionnaires, assurer le rôle de référent mission pour l’institut (expertise des dossiers complexes)
Management de projet
• Mettre en œuvre / piloter en mode projet des dossiers administratifs entre pôles de l’institut ou en lien avec des directions fonctionnelles
• Concevoir des enquêtes administratives, construire les outils de recueil des données avec les logiciels appropriés, consolider et analyser les données, en tirer des bilans et préconisations

Compétences

Vous êtes diplômé·e d’une formation de niveau Master en ressources humaines, finances/comptabilité, droit, ou dans une discipline scientifique et/ou vous justifiez d’une expérience de 2 à 5 ans dans la gestion administrative et financière d’une structure.
Lors de votre expérience, vous avez su mettre en œuvre votre capacité à conduire des projets. Vous savez mobiliser et coordonner des équipes.
Vous avez une connaissance du paysage français de l’enseignement supérieur et de la recherche. Vous faites preuve de créativité et de dynamisme, ainsi que de pédagogie.
Connaissances
• Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Avoir des connaissances générales de la méthodologie de conduite de projet
• Connaitre des techniques informatiques de collecte et de traitement de données
• Connaissance générales des techniques de communication
• Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
• Réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord et enquêtes
• Coordonner l’organisation d’événements, proposer des sujets
• Piloter des projets
• Savoir rechercher l’information pertinente dans un environnement complexe
• Maîtriser l’environnement bureautique et les systèmes d’information
Savoir être
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Être capable et apprécier de travailler en équipe
• Faire preuve de pédagogie
• Respecter les devoirs de réserve et de confidentialité inhérents à la fonction

Contexte de travail

Au sein du CNRS, CNRS Chimie (INC) a pour mission de développer et de coordonner les recherches concernant l’élaboration de nouveaux composés, la compréhension de la réactivité chimique, l’élucidation toujours plus fine et la prédiction des relations entre la structure des composés au niveau atomique et leurs propriétés. L’institut pilote 200 structures de recherche et de service dans lesquelles travaillent 13 000 personnels scientifiques et administratifs dont 3 100 sont agents CNRS. Le/la chargé·e d’affaires générales exerce son activité sous l’autorité de la Directrice Adjointe Administrative de l’institut et en étroite collaboration avec elle. Il/elle travaille avec tous les agents de l’équipe administratif, en mode collaboratif, sans lien hiérarchique. Il/elle se positionne en posture de soutien et de conseil auprès de la direction scientifique. L’agent doit manifester un fort esprit d'équipe, condition indispensable à une bonne intégration au sein de l’institut.