Assistant-e en gestion administrative (H/F)

Job Description

Missions

Réaliser de manière autonome le suivi administratif, organisationnel et logistique des événements institutionnels (journées de l’institut, comités de direction, rencontres bilatérales, revues de projets, colloques de prospectives…) et organiser les déplacements des directeurs adjoints et des partenaires concernés.

Activity

- Participer à la programmation, la préparation et la logistique des événements institutionnels récurrents ou non (rétroplannings, mise en concurrence et réservation de lieux et de prestations, réalisation de la page de l’évènement, gestion des inscriptions, envoi des invitations/convocations, gestion des imprévus, services faits, suivre les commandes, les dépenses, alimentation de tableaux, bilans…)
- Vérifier la conformité règlementaire des actions et suivre l’évolution de la règlementation (marchés, missions…)
- Organiser les déplacements professionnels des invités et de directeurs adjoints (ordres de mission, réservation des transports/hébergements dans les outils dédiés, états de frais)
- Proposer et alimenter des outils de suivi, des processus et des documents pour améliorer l’activité
- Rendre compte régulièrement et alerter si nécessaire
- Communiquer régulièrement en interne avec les services, mais aussi avec les invités et les partenaires externes,
- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches.

Your Profil

Skills

- Savoir rédiger sans fautes et s’exprimer en public (important)
- Maîtriser les outils bureautiques (pack office, publipostage)
- Avoir le niveau B1 CERCL cadre européen commun de référence pour les langues) de langue anglaise (tenir une conversation simple)
- Savoir planifier
- Avoir de la rigueur, le goût et un sens poussé de l’organisation
- Etre fiable et force de proposition
- Réactivité, vivacité et capacité à anticiper
- Bon relationnel, sens du service et capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
- Une connaissance générale de l’organisation de la recherche publique est un plus

Your Work Environment

CNRS Nucléaire & particules (IN2P3) est l'un des 10 instituts du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) qui a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules ainsi que des applications associées notamment dans les champs de la santé et de l'énergie. L'Institut s'appuie sur 29 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales ou internationales regroupant plus de 3200 personnes.

Le poste est affecté à la Direction de CNRS Nucléaire & particules qui compte plus de 40 personnes. Il est situé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.

Les fonctions s'exercent au sein d'une équipe de 4 personnes, sous la responsabilité hiérarchique du directeur administratif et de son adjointe. Ce poste nécessite un sens aigü de l’organisation, la capacité à travailler dans un environnement stimulant, exigeant et multi-interlocuteurs. Le poste est éligible au télétravail à hauteur d’un jour par semaine après un temps d’adaptation et l’avis favorable de la direction.

Compensation and benefits

Compensation

A partir de 2 497 € bruts mensuels ajustable selon l'expérience acquise

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions