Missions

Vous contribuerez à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités des Directeurs Adjoints Scientifiques (DAS). Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires à la préparation des décisions, assurerez le suivi de certains dossiers et la gestion des relations internes et externes des directeurs.

Activités

Vous serez chargé(e) de :
- Organiser et assurer le suivi des déplacements des DAS : réservation des transports et des hôtels, préparation et suivi des missions, traitement des états de frais à l'aide des outils de gestion financière du CNRS, et assurer l'interface administrative avec le service budget et finances de l'Institut,
- Participer à la planification et l'organisation pratique de réunions ou colloques, réservation de salles, lancement et suivi des invitations, rédaction de comptes rendus, gestion et suivi de la logistique,
- Tenir les agendas des directeurs adjoints scientifiques,
- Apporter un soutien administratif à la Direction : suivi des échéances des dossiers en cours, archivage des documents (y compris numérique),
- Assurer la continuité du service au sein de l'équipe,
- Suivre l'évolution de la règlementation dans le domaine.

Compétences

Connaissances
- Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel et Powerpoint) et la recherche de documents sur internet
- Savoir utiliser un logiciel de gestion budgétaire
- Savoir utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, outils de visio-conférence, messagerie instantanée)
- Avoir des notions des procédures financières et budgétaires

Savoir-faire
- Qualités de synthèse et rédactionnelles requises
- Aptitude à communiquer avec les interlocuteurs internes et les partenaires externes
- Connaissance de l'anglais : niveau B1 (compréhension écrite et expression orale)
- Savoir transmettre en interne les décisions et informations pertinentes

Savoir-être
- Rigueur
- Esprit de synthèse et d'organisation
- Esprit d'équipe et d'initiative
- Autonomie et réactivité
- Sens de la hiérarchie
- Sensibilisé(e) à la confidentialité

Contexte de travail

Vous serez affecté(e) à la Direction de l'Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3).

L'IN2P3 est l'un des 10 instituts du CNRS qui a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules ainsi que des applications associées notamment dans les champs de la santé et de l'énergie.

L'Institut s'appuie sur 29 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales ou internationales. Ces structures, regroupent plus de 3200 personnes.

La Direction de l'IN2P3 compte 37 membres, 10 scientifiques et 27 ingénieur(e)s et technicien(ne)s ainsi que 13 délégué(e)s scientifiques et chargé(e)s de missions.

Vous exercerez vos fonctions au sein d'une équipe de 4 assistant(e)s, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Adjoint Administratif de l'IN2P3, en collaboration avec les autres services de la direction, notamment le service budget et finances, les laboratoires de l'Institut et les partenaires français et étrangers. Des déplacements occasionnels en France sont à prévoir (visites de laboratoires).

Les locaux de la direction sont situés au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris (Métro Michel-Ange Auteuil ligne 9 et ligne 10).

Informations complémentaires

Rejoindre l'IN2P3 du CNRS, c'est l'opportunité d'intégrer un établissement public porteur de sens (faire progresser la connaissance) et exercer dans le cadre d'un environnement international.

C'est aussi :
- la possibilité de télétravailler,
- bénéficier de 43 jours de congés et RTT annuels et de la prise en charge à 75% des transports publics,
- disposer sur place d'une restauration collective subventionnée et d'un comité d'action sociale,
- accéder à des formations en lien avec le métier prises en charge par l'établissement.

Et c'est surtout rejoindre une équipe dynamique et bienveillante attentive à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.