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Assistant-e en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-KILAUD-004
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 3 septembre 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1988 et 2434 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant-e en gestion administrative contribue à l'organisation des activités et à la gestion des relations internes et externes principalement des directeurs adjoints scientifiques (DAS) et des chargés de mission (CMI) de l'institut de physique (INP). Il/elle assure de façon autonome, une mission de secrétariat et de gestion administrative.

Activités

- Assurer le secrétariat : accueil des interlocuteurs de l'INP, gestion des agendas, du courrier, de la messagerie.
- Organiser des réunions, assurer leur suivi : programmation, réservation, devis, bon de commande...
- Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, participer à certaines d'entre elles, en rédiger les comptes rendus.
- Organiser les déplacements des DAS et des CMI en France et à l'étranger (logistique et actes de gestion)
- Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels.
- Participer avec le pôle assistantes à l'organisation des réunions à forts enjeux pour l'institut.
- Etre en soutien, le cas échéant à la gestion administrative et financière de l'institut.
- Participer à l'alimentation d'outils de pilotage
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour optimiser le fonctionnement de l'institut.
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'Institut
- Communiquer avec les directions du CNRS, les partenaires extérieurs et assurer le suivi des décisions.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
- Suivre l'évolution technique et réglementaire du domaine.
- Organiser le classement et l'archivage des documents.
Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité de l'INP.

Compétences

- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de gestion administrative
- Connaissance budgétaires générales
- Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissance de l'environnement et réseaux professionnels
- Maîtriser les techniques de management et de conduite de projet, d'élaboration de documents
- Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication
- Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Savoir réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents, renseigner des tableaux de bord
- Savoir travailler en équipe : relayer l'information, rendre compte, alerter
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
- Maîtriser les outils bureautiques et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques.
- Savoir faire preuve de rigueur, discernement, sens de l'organisation, être force de proposition
- Savoir respecter la confidentialité
- Sens du relationnel

Contexte de travail

L'Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 111 structures de recherche ; il est également présent à l'international avec 3 unités mixtes internationales (IRL), 21 Laboratoires internationaux associés (IRP) et 12 réseaux de recherche internationaux (IRN). Ces structures rassemblent une communauté importante : 3500 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1250 CNRS), 1650 ingénieurs et techniciens (dont 1050 CNRS) et 1850 doctorants et post-doctorants. Les recherches de l'INP couvrent un vaste champ disciplinaire : les sciences de la matière, le rayonnement et toutes ses interactions avec la matière et les lois fondamentales qui régissent le monde physique. La physique a contribué au progrès des sciences au plus haut niveau international (12 prix Nobel de physique notamment).

Sous la direction de la Directrice d'Institut, l'équipe de l'INP compte 35 personnes (18 scientifiques, 17 administratifs).
Le pôle des assistant(e)s en gestion administrative est composé de l'assistant(e) de la directrice, de l'assistante de la directrice adjointe administrative et de trois assistantes de directeurs adjoints scientifiques et chargés de mission. Les assistantes s'organisent pour assurer la continuité de service au sein des secrétariats de l'Institut.
L'assistant(e) en gestion administrative est placé(e) sous la responsabilité de la directrice adjointe administrative de l'institut. L'activité implique une interaction étroite avec l'ensemble de l'institut (équipe scientifique et équipe administrative), les partenaires externes et la communauté scientifique des structures de recherche relevant de l'INP.

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