Stage - Assistant en gestion administrative et financière (H/F)

Job Description

Missions

1. Appui à la gestion administrative, financière et budgétaire
Dans le cadre de ses missions, le/la stagiaire sera amené(e) à :
• Participer au suivi des opérations financières et des commandes dans les outils de gestion SAP du CNRS ;
• Contribuer au suivi administratif et financier des missions des collaborateurs scientifiques ;
• Participer au suivi de l’exécution budgétaire de l’Institut ;
• Contribuer au suivi financier des programmes nationaux pilotés et gérés par l’Institut, notamment sur les volets subventions et fonds dédiés ;
• Participer aux actes de gestion et au contrôle de la régularité des pièces justificatives ;
• Contribuer à la fiabilité, à la conformité et à la lisibilité des opérations financières traitées ;
• Participer à la consolidation des données financières et budgétaires.
2. Analyse, reporting et outils d’aide à la décision
Le/la stagiaire contribuera également à :
• Suivre et mettre à jour les indicateurs de gestion des contrats et les tableaux de bord ;
• Consolider et analyser les données financières afin de contribuer au pilotage de l’activité ;
• Réaliser des analyses ponctuelles sur l’exécution budgétaire et les besoins financiers ;
• Contribuer à la production de synthèses et d’indicateurs permettant d’éclairer la prise de décision ;
• Participer à la préparation d’éléments d’analyse pour la répartition des crédits entre les unités.
3. Outils, processus et amélioration des pratiques
Le/la stagiaire pourra enfin participer à :
• La création, la mise à jour et la formalisation de supports de gestion : guides, procédures, méthodes et modes opératoires ;
• L’amélioration et l’harmonisation des pratiques de gestion ;
• La structuration et l’évolution d’outils destinés à faciliter et homogénéiser les pratiques ;
• La réalisation de retours d’expérience et à la mise en œuvre de plans d’action d’amélioration ;
• La formalisation et la diffusion de bonnes pratiques auprès des équipes.

Your Profil

Compétences
Savoirs / connaissances
- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique et du CNRS
- Connaissance des règles financières de la fonction publique
- Maîtrise des techniques de comptabilité, de contrôle de gestion et de reporting
- Connaissance générale des cadres et processus de démarche qualité

Savoir-faire
- Savoir piloter une activité ou un projet, planifier et respecter des échéances, prioriser et organiser ses activités dans un calendrier restreint et un cadre de gestion complexe
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse pour la transmission des connaissances, la production de notes et de procédures
- Savoir respecter et faire respecter les règles et la confidentialité des informations
- Savoir appliquer les règles financières et les faire respecter
- Savoir s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels, procédures et réglementations
- Savoir travailler en équipe et communiquer avec divers types d'interlocuteurs
- Maîtriser les outils bureautiques courants dont Excel
- Maîtriser l'outil de gestion financière et budgétaire du CNRS (BFC, Geslab, WebContrat, Sigfic,...)
- Avoir un niveau indépendant en anglais (niveau B1)

Savoir-être
- Être autonome dans l'exercice de ses fonctions
- Avoir de la rigueur et de l'organisation
- Avoir une capacité d'anticipation, savoir apprécier les situations
- Savoir prendre des initiatives et proposer des solutions ou pistes d'amélioration
- Savoir adapter son langage aux divers interlocuteurs et interlocutrices internes et externes

Compétences CNRS d'encadrement ou d'animation
- Management hiérarchique
- Management transversal
- Animation d'équipe
- Conduite du changement
- Savoir mener des entretiens, recadrer et remotiver

• CAP, BEP, Licence/Master ou École de commerce, en Gestion
• Intérêt pour la gestion, les environnements scientifiques et les enjeux de l'administration publique
• Aisance rédactionnelle et relationnelle, sens de l’analyse et de la confidentialité
• Organisation, curiosité et esprit d’initiative

Your Work Environment

Description of the employer

CNRS Sciences humaines & sociales est l’un des dix instituts du CNRS chargés de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement. Il a pour mission de mettre en œuvre et de contribuer à l’élaboration de la politique scientifique du CNRS dans le domaine des sciences humaines et des sciences sociales, en lien avec de nombreux partenaires académiques et institutionnels. Il (co-)pilote environ 300 laboratoires, dans lesquels travaillent 21000 personnes (permanents et contractuels) dont 3700 agents CNRS. L'Institut réunit une équipe d'une cinquantaine de personnes, comprenant une équipe de direction (directeur de l'institut, directrice adjointe de l'institut, directeur adjoint administratif (DAA), adjointe au DAA, directrices et directeurs adjoints scientifiques), et une équipe de soutien à la mise en œuvre de la politique scientifique organisée en pôles d'activité, et qui interagissent quotidiennement.

Le/la stagiaire sera placé(e) sous la responsabilité du responsable du pôle Finances de l’Institut et travaillera en étroite collaboration avec les cinq gestionnaires du pôle, en appui à leurs activités quotidiennes.

La personne recrutée sera intégrée au sein d'un collectif dynamique dont le fonctionnement repose sur un travail en mode collaboratif, encourageant la prise d'initiatives et les projets innovants.

Special conditions of exercise

Gratification en fonction du barème en vigueur, remboursement partiel des frais de transport et restauration collective. Les jours d'absence ne sont pas gratifiés et sont déduits du montant.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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