Chargé de projet événementiel (H/F)

Job Description

Missions

Au sein de l’INSU, l’apprenti-e aura pour projet d’apprentissage l’organisation d’événements, séminaires et colloques scientifiques, ainsi qu’une partie de la communication associée.
Pour cela, elle ou il travaillera en étroite collaboration avec les autres membres du pôle administratif.

Les missions principales confiées à l’apprenti-e seront les suivantes :
- Gestion et suivi d’événements/séminaires/colloques scientifiques :
o Recherche de prestataires, réservation et validation des devis/commandes (salle, traiteur, hôtel, …)
o Gestion des inscriptions, relances et confirmations
o Participation aux réunions de préparation
o Gestion sur place de l’événement
o Création, selon la charte graphique du CNRS et de l’INSU, des visuels utilisés pour les événements (invitation, programme, signalétique, présentation power point, …)

- Communication
o Réalisation d’interviews pendant les événements et mise en forme des vidéos quand cela est nécessaire
o Rédaction de contenus (articles/post) liés aux événements
o Mise à jour ponctuelle du site internet de l’Institut
o Mise en place de questionnaire/formulaire en ligne et analyse des résultats

Dans un premier, l’apprenti-e travaillera sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif puis lorsqu’il ou elle aura acquis assez d’autonomie, il ou elle pourra prendre en main la gestion des événements en intégralité mais toujours sous le couvert de sa responsable.

L’apprenti-e devra participer aux évènements et des déplacements seront donc à prévoir. Les déplacements sont pris en charge par l’INSU.
Evénements prévus pour le moment : colloque scientifique sur 3 jours en novembre à Paris, organisation du repas de Noël à Paris, journées des nouveaux entrants au 1er semestre 2027 en Ile-de-France, réunion des responsables administratifs en juin 2027 et des séminaires de direction répartis sur l’année.

L’apprenti-e pourra être force de proposition pour toute autre activité dans ces domaines et pourra être amené-e à travailler sur des dossiers administratifs avec la responsable du pôle tels que la préparation de documents sur les laboratoires (indicateurs, bilan financier, …) ou la réalisation de fichier excel selon les demandes et les besoins de la direction, et en accord avec la formation théorique de l’apprenti.e.

Durant ces 2 années d’apprentissage, l’apprenti-e pourra appliquer les cours théoriques qu’il aura eu concernant la conception et la production d’un événement mais également ses cours concernant les outils de communication tels que les techniques d’interviews et les droits à l’image associés et les logiciels de création visuelle.

Your Profil

Savoir-faire :
- Connaissance dans le gestion d’événements/séminaires
- Maitrise des outils informatiques courants (Pack Office dont Word, Excel, Powerpoint) et à l’aise avec les nouveaux logiciels
- Connaissance de Canva
- Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau B1 / Expression écrite et orale : niveau B1

Savoir-être :
- Autonomie et polyvalence
- Capacité à anticiper, gérer les priorités
- Esprit d’initiative
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité

Your Work Environment

Description of the employer

Le Centre National de la Recherche Scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. Ses 10 instituts scientifiques couvrent tous les champs de la connaissance en biologie, physique, chimie, ingénierie, sciences humaines et sociales, mathématiques, écologie, sciences de l’information et sciences de l’univers.

Le CNRS emploie près de 32 000 personnes, dont plus de 11 000 chercheurs travaillant au sein de 1 144 laboratoires répartis sur tout le territoire national. Les 17 délégations régionales (DR) du CNRS ont un rôle de gestion et d’accompagnement de proximité de ces unités de recherche, en particulier dans le domaine des Ressources Humaines.

Pour toute information complémentaire, il est possible de consulter le site Internet du CNRS : http://www.cnrs.fr/

Special conditions of exercise

- Restaurant administratif sur place
- Possibilité de faire du télétravail 1 jour par semaine pendant les périodes calmes (sans événement) après 3 mois d’ancienneté
- Contrat d’apprentissage de 2 ans

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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