Missions

L'assistant-e en gestion administrative aura pour mission de gérer, coordonner et réaliser, de manière
autonome, la mise en œuvre d'événements à forte visibilité pour le laboratoire. Il/Elle apportera un
soutien administratif et opérationnel aux activités du service.
Il/Elle exercera ses activités au sein du service Communication du LAAS-CNRS, sous la responsabilité
directe de la chargée de communication, responsable du service composé de deux titulaires dont une AI
BAP F en charge des outils numériques et des opérations jeunesse. En lien avec les scientifiques et
les services administratifs internes, il/elle s'inscrira plus particulièrement dans une démarche de
soutien aux actions relatives au rayonnement scientifique du laboratoire.

Activités

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assurer l'instruction de dossiers complexes liés aux événements scientifiques
- Coordonner les aspects logistiques de l'activité
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des
bilans et des statistiques sur les projets menés
- Proposer et concevoir des outils de gestion des processus et des documents pour améliorer le
fonctionnement

ACTIVITES ASSOCIEES :
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ; leur apporter
ressources et expertise
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services du laboratoire et les
partenaires extérieurs
- Gérer les relations avec les prestataires
- Définir et suivre des budgets
- Établir des études comparatives d'analyse des offres

Compétences

- Savoir planifier son activité et respecter des délais
- Traiter et diffuser de l'information
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Maîtriser les techniques d'expression écrit, savoir rédiger des rapports et des documents et être
capable d'élaborer des synthèses
- Travailler en équipe
- Connaître l'organisation de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Connaissances budgétaires générales
- Connaissances générales de droit public
- Notions de base en gestion de projet
- Techniques de communication
- Langue anglaise B1

Contexte de travail

Le LAAS-CNRS est une unité propre de recherche toulousaine dont l'effectif au 1er janvier 2025
comprenait 596 personnes, dont 193 chercheurs et enseignants-chercheurs, 241 doctorants et post-
doctorants, 93 ITA et BIATSS ainsi que 69 CDD ITA et chercheurs.
Pour assurer le soutien aux activités de recherche, les ITA et BIATSS sont affectés dans 10 services
techniques, administratifs, soutien à la recherche et logistiques, placés directement sous
l'autorité du directeur. Les vingt-quatre équipes de recherche du laboratoire se répartissent enfin
en six départements scientifiques regroupant quatre disciplines : automatique, informatique,
robotique et micro/nanosystèmes.

Compte tenu de la taille de l'unité, de l'importance de son budget et du nombre de ses contrats,
l'administration de la recherche est assurée par trois services administratifs : "Gestion du
personnel", "Gestion financière" et "Relations contractuelles et partenariats". Les services
"Information scientifique et technique - Edition" et "Communication" ont des missions de soutien à
la recherche. La logistique de l'ensemble du laboratoire est quant à elle assurée par les services
"Infrastructure et logistique" et "Magasin". L'animation et la coordination de l'ensemble de ces
services sont assurées par la responsable administrative.

Conditions particulières d'exercice : variabilité éventuelle des horaires de travail en fonction des
événements organisés

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel
scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre
arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.