Missions

Concourir à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités de l'équipe de direction du
laboratoire (1 directrice d'unité et 5 directeurs/trices adjoints). Instruire les dossiers de la
direction en vérifiant la conformité réglementaire et les échéances. Assurer l'interface entre la
direction et ses interlocuteurs internes (450 agents) et externes (locaux, nationaux ou
internationaux). Assurer la circulation et la diffusion des informations grâce aux outils numériques.
Elaborer des supports de communication dans le cadre de l'organisation d'évènements internes et
externes.

Activités

- Coordonner l'agenda du bureau de direction, prévoir et préparer les dossiers des réunions et
rendez-vous (x7 personnes) ;
- Gérer les boites mail de la direction
- Organiser et veiller au bon déroulement des instances statutaires (conseil de labo, assemblées
générales...), prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus
- Apporter une aide à la direction technique pour la partie sécurité (planning, organisation des
CHS...)
- Assurer le suivi administratif des start-up hébergées au laboratoire (6)
- Coordonner et élaborer le PFU en lien avec la directrice technique et les correspondants formation

- Traiter des courriers administratifs et des rapports en français et en anglais ;
- Mettre à jour et exploiter les bases de données (domaines administratif, financier, ressources
humaines) dans les applications informatiques dédiées (bases internes et externes) ;
- Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous ;

- Interagir avec les départements/services de l'Institut Néel, communiquer avec les services de
tutelles (CNRS, UGA, Grenoble INP) et les partenaires extérieurs (CEA, ILL, ESRF...).
- Planifier, organiser ou aider à l'organisation des évènements internes ou externes (journées du
laboratoire, visites des personnalités locales nationales ou internationales, conférences et
ateliers de recherche...) en assurant le soutien logistique et le suivi financier
- Assurer la circulation de l'information par les différents canaux de communication ;
- Mettre à jour les pages web de la direction et de l'administration, proposer et rédiger des
actualités pour le site web et en assurer la publication.
- Concevoir et/ou modifier des supports de communication (plaquettes, affiches, web)

- Participer activement aux réunions et à la vie du service administratif (12 personnes)

Compétences

Savoirs :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de communication ;
- Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en
vérifier la conformité ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données ;
- Maitriser les logiciels de bureautique courants ;
- Connaitre les outils de mise en page et d'édition scientifique (suite Adobe (indesign,
photoshop...)
- Maitriser le fonctionnement des organismes de recherche
- Posséder la culture internet, connaissance des outils et technologies des multimédias ;
- Connaitre wordpress pour mettre en ligne des articles, informations sur le web (wordpress)

Savoir-faire :
- Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses ;
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ;
- Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative ;
- Planifier les activités et respecter les échéances ;
- Concevoir des tableaux de bords ;
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion


Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale (niveau B2)

Savoir être :
- Savoir respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et
aux interlocuteurs extérieurs
- Posséder un esprit méthodique et rigoureux ;
- Posséder de bonnes capacités d'adaptation ;
- Travailler en équipe ;
- Avoir un fort sens du service

Contexte de travail

L'Institut NEEL est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50
enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents
(doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Son budget annuel
consolidé est d'environ 39M€.
Le laboratoire compte 16 équipes de recherche et 18 pôles technologiques dont 6 services communs,
dont le service administratif.

Le service est composé de 12 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources
humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages, de la mise à
jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des
projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations
internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à jour le site web
du laboratoire.

Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines
d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et
suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux,
communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations
scientifiques, sécurité.

Au sein du service administratif, l'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de
la responsable administrative et assurera ses fonctions en collaboration étroite avec l'équipe de
direction du laboratoire et les collègues du service. Des formations pour la prise de poste sont
envisageables.

Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
(PPST) et nécessite conformément à la réglementation, que l'arrivée soit autorisée par l'autorité
compétente du MESR.