Missions

La personne en charge du secrétariat général est chargée de piloter, d'organiser et de diriger la totalité des activités du laboratoire sur le plan administratif : gestion administrative et financière, ressources humaines et logistique. La direction du Laboratoire est constituée du directeur, de la directrice adjointe, de la secrétaire générale et de la responsable du pôle réseau et systèmes et du président du département.

Activités

- Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure ; définir et mettre en œuvre un plan d'action de redéfinition des services administratifs du département, avec les missions, les objectifs et les moyens humains qui lui sont assignés en lien avec l'équipe dirigeante,
- Encadrer, diriger et animer le service administration/logistique composé de 7 agents,
- Assister et conseiller la direction et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes ou externes et des tutelles,
- Proposer une stratégie financière à long terme en fonction des sources de financement du laboratoire,
- Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution,
- Piloter la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant,
- Organiser et contrôler l'application des règles et procédures administratives (finance, ressources humaines, patrimoine...),
- Assurer une veille sur les sources potentielles de financement, sur les évolutions réglementaires,
- Aider au montage et au suivi des contrats et des conventions de la structure, en liaison avec les partenaires (Direv et cellules-contrats CNRS, FMJH),
- Suivre les audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations,
- Participer à la politique de communication interne et externe,
- Participer à la démarche qualité, et assurer sa mise en œuvre dans l'organisation des activités,
- Coordonner la gestion individuelle et collective des agents de l'unité : recrutement (contractuels et concours), campagnes annuelles d'évaluation, mobilité.

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative, financière, comptable et fiscale relative aux établissements publics d'enseignement et de recherche,
- Connaissance approfondie du droit public et droit du contrat,
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure,
- Connaissance approfondie des procédures liées à la gestion des RH,
- Connaissance du statut des personnels des établissements publics d'enseignement et de recherche.

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer les règles et procédures juridiques, administratives et financières,
- Maîtriser l'ensemble de la chaîne financière (dépenses, recettes, justifications) et les procédures de chacune des tutelles du laboratoire,
- Maîtriser les procédures liées à la dépense et à l'achat public,
- Maîtriser les outils et logiciels spécifiques aux domaines (systèmes d'information budgétaire, financiers, RH, contrats..),
- Rédiger des notes, comptes rendus, procédures,
- Élaborer des outils de pilotage et de suivi (indicateurs, tableaux de bord),
- Posséder un niveau en langue anglaise (niveau européen B1),
- Réactivité et capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et contraint.

Compétences managériales :
- Encadrement/animation d'équipe,
- Conduite d'entretiens,
- Anticipation/gestion des conflits ou situations sensibles.

Savoirs-être :
- Polyvalence,
- Excellentes aptitudes relationnelles,
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Discrétion, sens de la confidentialité,
- Autonomie,
- Aisance communicationnelle.

Contexte de travail

Le Laboratoire de Mathématiques d'Orsay est une unité mixte de recherche CNRS/Université Paris-Saclay implantée sur le campus d'Orsay, avec un effectif de 330 personnes (enseignants-chercheurs, chercheurs, administratifs, doctorants, post-docs et invités) regroupé autour de 5 thématiques, leader sur le plan mondial.
La/le secrétaire général(e) travaille au quotidien avec la direction du laboratoire dont elle/il dépend hiérarchiquement. Ses fonctions et responsabilités s'étendent au Département de Mathématiques d'Orsay dans son ensemble (département d'enseignement et laboratoire). Elle/il manage une équipe de 7 personnes (pôle gestion et pôle logistique). Elle/il est l'interface entre le Département et les différentes tutelles pour toute l'activité administrative.