Missions

Le ou la secrétaire général(e) exerce, auprès du directeur, de ses deux adjoints et du directeur technique, une mission de pilotage, d'organisation, de management et de suivi opérationnel des activités administratives et financières (ressources humaines, finances) ainsi que des activités liées à l'infrastructure et à la logistique du laboratoire.

Activités

1. Pilotage stratégique
- Contribuer à la définition de la stratégie, des objectifs et de la politique de l'unité,
- Élaborer, mettre en œuvre et suivre le schéma directeur,
- Contribuer à la démarche qualité et veiller à sa mise en œuvre dans l'organisation des activités,
- Suivre les audits internes et externes et assurer la déclinaison des recommandations.

2. Management
- Encadrer, animer et coordonner le Service administratif, infrastructure et logistique (une dizaine d'agents environ),
- Organiser et contrôler l'application des règles et procédures administratives (RH, finances, patrimoine),
- Veiller à l'application et au respect des normes en matière d'hygiène et de sécurité.

3. Gestion budgétaire/financière
- Appliquer les procédures internes de gestion financière,
- Élaborer le budget et en assurer le suivi, la répartition, l'analyse et le contrôle d'exécution,
- Piloter la politique d'achats et coordonner les procédures de marchés publics (environ 15 par an).

4. Montage/suivi des financements
- Apporter un soutien aux chercheurs pour le montage et le suivi des dossiers de financements sur conventions (ANR, PIA, Horizon Europe, etc.),
- Négocier et établir les conventions et contrats avec les financeurs et partenaires (CNES, ERC, etc.),
- Assurer une veille active sur les opportunités de financement et les évolutions règlementaires.

5. Gestion des infrastructures/logistique
- Suivre les marchés/projets liés aux infrastructures du laboratoire,
- Cette activité est déjà indiquée ci-dessus « Encadrer, animer et coordonner le Service administratif, infrastructure et logistique (une dizaine d'agents environ) »,
- Interagir avec les tutelles pour la réalisation de travaux ou la mise à jour des infrastructures.

6. Représentation/relations institutionnelles
- Représenter la direction auprès des partenaires internes, externes et des tutelles,
- Participer à la politique de communication interne et externe.

Compétences

Connaissances générales :
- Solide maîtrise de la réglementation juridique, administrative et financière applicable aux établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche et à leurs tutelles,
- Connaissance des principes fondamentaux du droit public, ainsi que des règles de gestion des ressources humaines dans la fonction publique,
- Bonne compréhension de l'organisation et du fonctionnement des établissements de recherche, y compris des circuits décisionnels et des dispositifs de financement aux niveaux régional, national, européen et international,
- Connaissance du statut des structures et des personnels des EPES et des organismes de recherche,
- Maîtrise des réglementations comptable et fiscale applicables au secteur public,
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité applicables dans les environnements de recherche,
- Compétence en anglais professionnel (niveau B2 - CECRL).

Compétences opérationnelles :
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures et réglementations dans les domaines administratifs, financiers et logistiques,
- Maîtrise des techniques de management : savoir diriger, déléguer, coordonner et animer une équipe,
- Aptitude à transmettre ses savoirs avec pédagogie,
- Compétence dans l'animation de réunions et la conduite de projets collectifs,
- Capacité à travailler en contexte contraint, à gérer des pics d'activité et des situations d'urgence avec efficacité.

Savoir-être :
- Excellentes qualités relationnelles, sens du contact et de l'écoute,
- Rigueur, sens de l'organisation et de la fiabilité,
- Diplomatie, capacité à gérer des situations complexes ou sensibles avec discernement.

Contexte de travail

L'Institut d'Astrophysique Spatiale (IAS), situé à Orsay, est une unité mixte du CNRS et de l'Université Paris Saclay, qui compte environ 130 agents. Dans le cadre de missions spatiales (CNES, ESA, NASA, JAXA) en astrophysique, les équipes scientifiques et techniques de l'IAS conçoivent les instruments spatiaux et exploitent leurs données. Le laboratoire pilote la réalisation de ces instruments, les teste et en caractérise le fonctionnement à la station d'étalonnage, noeud de l'IR nationale distribuée PARADISE dont le laboratoire est membre. Il dispose pour cela de moyens techniques lourds. Son budget est d'environ 5 M€ annuel.

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur d'Unité. Elle est en relation avec tous les personnels du laboratoire. Elle travaille en étroite collaboration avec les différents services de la Délégation Régionale de Gif sur Yvette ainsi que ceux de l'Université Paris-Saclay (financiers, ressources humaines, partenariat et valorisation, centraux). De la même façon, elle est en contact avec l'institut de rattachement de l'unité INSU.
Concernant les infrastructures, l'IAS est réparti sur 5 bâtiments (2-CNRS et 3-Universitaires) comportant des locaux techniques spécialisés (salles blanches, station d'étalonnage), et des moyens expérimentaux spécifiques (simulateurs d'environnement spatial, instruments de métrologie, matériel d'intégration et de test).

Le poste est localisé dans les locaux de l'IAS sur le campus universitaire de l'Université Paris-Saclay - Vallée à Orsay dans un environnement verdoyant. Il est situé à 5-10 min à pied du RER Orsay Ville. Il bénéficie des infrastructures de l'université Paris-Saclay pour les activités sportives et culturelles ainsi que d'un centre de loisirs pour les enfants du personnel.