Missions

Sous la responsabilité directe du Directeur Unité le/la responsable administratif.ve fait partie de l'équipe de direction.
Il/elle a pour mission le pilotage administratif (Finance, Ressources Humaines, aide au montage de projet...) de l'unité, dans un environnement mutli-tutelles.

Il/elle pilote les activités et manage les services RH et Financiers composés de 7 agents (5 gestionnaires financiers et 2 gestionnaires RH).

Il/elle définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'unité.
L'administrateur-trice est garant-e du respect de la réglementation au sein de l'unité.

Activités

- Encadrer et animer les équipes composantes des services administratifs,
- Participer à la réflexion, à la stratégie et à la conception des objectifs de l'unité, et en assurer la mise en œuvre opérationnelle,
- Assister le comité de direction dans la gestion des affaires courantes (plus particulièrement dans les domaines de la communication, informatique et hygiène et sécurité),
- Coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs,
- Etablir et proposer le budget de l'unité, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles et toutes origines de crédit confondu,
- Mettre en place des procédures d'achats (PUMA, RECA...) et les procédures d'appel d'offre,
- Apporter un conseil et accompagner le montage, la négociation, le suivi et la justification administratifs des différents projets de recherche,
- Assurer la gestion individuelle et collective des agents de l'unité : recrutement, campagnes annuelles d'évaluation, mobilité, demandes de moyens (DIALOG)...
- Coordonner la protection du potentiel scientifique et technique - Assurer la diffusion des informations concernant l'unité et les personnels (informations générales et/ou réglementaires) en lien avec les services administratifs et financiers des tutelles,
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives, apporter conseil et soutien aux personnels dans le respect des règles applicables aux tutelles,
- Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports, répondre aux enquêtes des tutelles, audits et évaluations,
- Assurer une veille sur l'évolution de la réglementation et des outils dans ses domaines d'activité,
- Préparer les éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions,
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques en lien avec le service communication.

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique (connaissance générale),
- Connaissance du statut, du rôle et du fonctionnement, de la politique de recherche et d'innovation des EPST et des établissements d'enseignement supérieurs,
- Réglementation juridique, administrative, comptable et financière applicable aux établissements publics de recherche (connaissance approfondie),
- Dispositifs de financement régionaux, nationaux, européens et internationaux de la recherche et de l'enseignement supérieur (connaissance approfondie),
- Techniques d'encadrement (entretiens, mode de délégation, etc.) (connaissance approfondie),
- Méthodologie et conduite de projet (connaissance approfondie),
- Techniques de communication (connaissance générale),
- Politique et pratiques en gestion des ressources humaines (connaissance générale),
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissance générale),
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) et utilisation d'outils informatiques, logiciels de gestion administrative et financière, logiciels bureautique et collaboratifs (connaissance approfondie).

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion,
- Rédiger des documents, notes administratives et synthèses,
- Mener et animer des réunions et entretiens,
- Communiquer et rendre compte,
- Encadrer / animer une équipe,
- Déléguer et évaluer,
- Accompagner le changement.

Savoirs-être :
- Aisance relationnelle,
- Aptitude et goût pour le travail d'équipe,
- Sens de l'écoute et de la négociation,
- Qualités rédactionnelles,
- Capacité d'adaptation,
- Sens de l'organisation, rigueur,
- Fiabilité et loyauté,
- Sens de l'initiative, réactivité,
- Discrétion et respect de la confidentialité.

Contexte de travail

L'ICMMO (UMR8182) est une Unité Mixte de Recherche en chimie des molécules et des matériaux.
Regroupant 125 permanents et environ 140 non permanents répartis dans 9 équipes scientifiques et une équipe de services communs composés des Services Administratifs et Généraux et du Plateau Scientifique et Technique. Le budget annuel de l'unité est d'environ 2,8 millions d'euros. L'unité est située sur le plateau de Saclay et plus précisément dans le bâtiment Henri Moissan.

Le/la responsable administratif.ve pilotera les Services administratifs de l'unité, qui sont composés du service de Ressources Humaines et du service financier comptant aujourd'hui 7 personnels.

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR ».