Missions

L'assistant-e en gestion administrative sera chargé-e de coordonner les activités de gestion administrative, de gestion financière, de suivi des ressources humaines et de secrétariat courant de l'unité.

Activités

* Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l'unité
* Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
* Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
* Coordonner les aspects logistiques de la structure
* Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
* Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
* Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
* Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
* Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
* Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Compétences

* Modes de fonctionnement des administrations publiques,
* Finances publiques,
* Règles et techniques de comptabilité,
* Politiques, dispositifs et procédures du domaine d'intervention,
* Techniques d'élaboration de documents et de communication,
* Utilisation des logiciels spécifiques de gestion SIFAC et Geslab,
* Utilisation des outils déployés par nos tutelles (Université de La Réunion, CNRS et Météo-France, * Connaissance des marchés publics
* Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative,
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint,), messagerie, internet,
* Bonnes qualités d'expression écrite et orale (compte-rendu de réunion),
* Connaissance de l'organisation générale et fonctionnement des EPST,
* Connaissance de l'anglais

Savoir-faire opérationnel :
* Réaliser des synthèses
* Rédiger des rapports ou des documents administratifs
* Encadrer / Animer une équipe
* Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
* Élaborer des éléments de langage
* Concevoir des tableaux de bord appréciée

Savoir-être :
* Savoir travailler en équipe
* Faire preuve d'initiative et d'autonomie
* Avoir le sens de l'organisation, savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et des contraintes.
* Savoir faire preuve de rigueur, de discrétion et de fiabilité
* Avoir le sens relationnel

Contexte de travail

Le Laboratoire de l'Atmosphère et des Cyclone (LACy) est une petite unité de recherche (une vingtaine de permanents dont 3/4 d'enseignants chercheurs et chercheurs et une dizaine de doctorants et des CDD sur projets) située à Saint-Denis de La Réunion (974), dont les tutelles sont le CNRS, l'Université de La réunion et Météo-France.

La personne recrutée sera placée sous l'autorité du Directeur du LACy. Elle prendra en charge les opérations comptables financières et administratives, le suivi budgétaire de la dotation (contrat quinquennal et projets de recherche), le secrétariat, l'assistante technique et logistique de l'unité et participe aux réunions et aux conseils de laboratoire (élaboration de compte-rendu).
Ce poste requiert rigueur et fiabilité, réactivité et disponibilité selon les contraintes de l'agenda administratif et financier, discrétion et confidentialité dans la gestion de données sensibles, et un bon sens relationnel.
Ce poste requiert une grande polyvalence, une forte autonomie.
L'assistant-e recruté-e pourra si nécessaire bénéficier de formations dans le cadre de sa prise de fonction