Missions

Au sein du service administratif de l'unité, vous aurez pour mission principale la gestion des missions de l'unité ainsi que la gestion du budget et des autres dépenses d'un ou deux axes de recherche sous la supervision de la Responsable Administrative en charge des finances de l'unité.
Vous participerez également à l'ensemble des autres tâches du service afin d'assurer la fluidité de l'activité de l'unité.

Activités

Gérer les missions (environ 300 par an) :
- Suivi des demandes dans étamine et dans notilus (complétion, validation des réservations), contrôle de cohérence,vérification des états de frais.
- Suivi des commandes et factures relatives aux marchés FCM («pointage du rop carte logée »)
- Formation et conseil aux utilisateurs d'étamine et notilus.

Gérer le budget d'un ou deux axes de recherche de l'unité :
- Engagement de la dépense, suivi de la commande jusqu'à son règlement (commandes d'ouvrage, prestations de transcription...)
- Suivi du budget de(s) l'axe(s)

Participer à l'élaboration de réponses aux enquêtes et requêtes des services financiers
Participer à l'archivage des pièces administratives

Préparer des dossiers de recrutement de stagiaires (entre 5 et 10 par an selon les années).

Participer à la logistique de l'unité :
- Fournitures : participer au suivi des stocks et commandes
- Frais de réception dans le cadre de séminaires organisés par l'unité : Engagement et suivi de commandes
- Matériel au prêt : participer à la gestion des saisies des demandes et suivi des prêts
- Courrier : participer à la réception des courriers et colis
- Réservation de salles : participer à la gestion de la réservation de salles

Compétences

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et de l'environnement d'un laboratoire de Recherche,
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière des établissements publics,

Savoir-faire :
- Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion : GESLAB et SIFAC, ETAMINE, NOTILUS (formation possible)
- Savoir rendre compte,
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Mettre en oeuvre les procédures et les règles du domaine d'activité

Savoir-être :
- sens de l'organisation et du travail en équipe, aptitude relationnelles et pédagogiques, être rigoureux/se, réactif/ve, autonome et organisé-e

Contexte de travail

Le Centre Maurice Halbwachs est une unité mixte de recherche en sciences sociales (CNRS, ENS, EHESS, INRAE) située sur le Campus ENS Jourdan à Paris 14.
L'unité se compose de 40 chercheurs/enseignants-chercheurs, 6 IT et d'une centaine de doctorants répartis en 5 axes de recherche et 4 services d'appui : Administratif, communication, Traitement/analyse de données et éditions/publication.

Vous rejoindrez l'équipe administrative composée aujourd'hui de 2 agentes CNRS (1 IE, 1 AI) avec des domaines de responsabilités distinctes.

Vous exercerez vos activités sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l'Unité et de la responsable de la gestion financière de l'unité.