Missions

Etablir et assurer le suivi des actes de gestion administrative et financière de l'unité, dans le respect des techniques, des règles et procédures en vigueur dans ces domaines.

Activités

Sur Geslab :
- Saisir des bons de commande,
- Saisir et constater les services faits,
Sur RESEDA PERSONNELS :
- Créer les fiches des invités,
Sur RESEDA FOURNISSEURS :
- Saisir et suivre les demandes de création de fournisseurs,
Sur EtamineMissions :
- Vérifier la conformité des informations des demandes d'ordres de mission,
- Effectuer les complétions,
- Saisir les OM des invités,
- Déposer les OM ainsi que tout document afférent aux déplacements des missionnaires dans la rubrique dédiée.
Sur Notilus :
- Compléter les profils des invités,
- Assurer la prise en charge et le suivi des missions des invités (réservation de billets, hébergements, etc.)
- Vérifier et suivre l'ensemble du processus des missions jusqu'à l'impression de l'OM.
- Vérifier les pièces justificatives des états de frais et suivre les remboursements.
Sur DMF
- Gérer les "Workflow" (dématérialisation des factures) et suivi de la facturation interne,
- Assurer les relances et traiter les litiges avec les fournisseurs.
- Gérer les immobilisations : enregistrer les matériels inventoriables, effectuer l'étiquetage, réaliser les contrôles physiques et mettre à jour le tableau dédié,
- Gérer les outils des demandes de prêt des matériels et de réservations des salles,
- Vérifier mensuellement les relevés d'opérations des cartes d'achat et de la carte logée,
- Gérer le stock de fournitures et anticiper les besoins,
- Coordonner la logistique de manifestations : assemblées générales, jurys de thèse, séminaires, colloques, écoles thématiques, etc.,
- Collecter et vérifier les informations administratives des dossiers de vacataires et de stagiaires,
- Assister la responsable administrative aux justifications des contrats, subventions, conventions, ainsi qu'en période de clôture et de bascule budgétaires,
- Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers administratifs et financiers, en version papier ou dans l'espace sDrive du pôle gestion,

Compétences

Savoirs :

- Bonne connaissance générale de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche,
- Connaissance du fonctionnement du CNRS,
- Bonne maîtrise des règles de la comptabilité publique,
- Bonne maîtrise de l'environnement informatique (Pack office),
- Bonne maîtrise de Geslab, d'EtamineMissions et Notilus,
- Langue anglaise appréciée (selon le cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

- Hiérarchiser ses activités et respecter des délais.

Savoir-être :

- Autonomie et réactivité,
- Capacité organisationnelle : gestion des priorités,
- Rigueur, fiabilité,
- Témoigner d'aptitudes relationnelles et savoir travailler en équipe,
- Confidentialité.

Contexte de travail

L'unité mixte de recherche (UMR) 8068 Technologie et Ethnologie des Mondes PréhistoriqueS (TEMPS), sous la triple tutelle CNRS, Universités Paris 1 et Paris Nanterre, est une unité d'archéologie, qui réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens du CNRS et des enseignants-chercheurs ainsi qu'une trentaine de doctorants et de post-docs européens et extra-européens. TEMPS est l'une des 7 UMR résidentes de la MSH Mondes situé sur le campus de l'Université Paris Nanterre.
L'unité couvre par son vaste spectre chronologique et géographique des problématiques de recherche allant des premières humanités en Europe à l'apparition des villes et de l'écriture. L'assistant-e en gestion administrative sera en interaction avec l'ensemble des membres de l'équipe dont les projets de recherches sont variés et se développent du Bassin parisien aux cinq continents.

La.le gestionnaire sera intégré.e au pôle de gestion administrative et financier sous la responsabilité directe de la responsable administrative (RA), qui l'accompagnera dans sa prise de fonction. La gestionnaire sera amené.e à suivre des formations régulièrement, notamment en fonction de l'évolution des outils administratifs et financiers.
Possibilité de télétravailler sous réserve du respect de la réglementation en vigueurs au CNRS.