Missions

Assurer la gestion financière et comptable des dépenses sur les contrats de recherche de l'unité.

Activités

- Gérer et piloter les conventions de recherche

- Assurer la gestion financière des contrats de recherche : contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs, réaliser des tableaux de bord pour suivre les budgets de chaque contrat et produire les justifications financières
- Contrôler les demandes d'achat et s'assurer du bon déroulement de la commande publique jusqu'à la facturation
- Assurer l'instruction des dossiers mission avant engagement et préparation de la liquidation en veillant au respect de la règlementation
- Suivre l'établissement des feuilles de temps des agents émargeant sur contrats européens
- Communiquer, se former et former

- Assurer la circulation de l'information auprès de la direction et des responsables de crédits, communiquer avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs
- Suivre l'évolution de la règlementation sur l'ensemble des domaines financiers des trois tutelles
- Proposer et concevoir des outils de gestion financière, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du laboratoire
- Former tout nouveau gestionnaire aux outils de gestion financière, ainsi qu'aux procédures internes, mettre en place des supports de formation.

- Gérer le parc matériel et bouteilles de gaz

- Assurer l'inventaire comptable de tous les équipements du laboratoire, tout en délégant l'étiquetage et l'inventaire physique à l'agent référent
- Gérer le parc des bouteilles de gaz : mise en place de procédures de suivi

- Soutenir l'équipe DGS

- En l'absence ou en cas de surcharge de son homologue Finances, réaliser la gestion financière des subventions d'Etat
- Pallier ponctuellement à l'absence de l'administratrice : renseigner, rendre compte.

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Règlementation de la dépense publique et des marchés publics,
- Règles et techniques de la comptabilité et comptabilité analytique,
- Systèmes d'information budgétaires et financiers (connaissance GESLAB et PEP souhaitée).
- Connaissance des outils bureautiques et être capable de s'adapter à des nouveaux domaines ainsi qu'à de nouveaux outils informatiques.

Savoir-faire :
- Savoir planifier son activité et respecter les délais ;
- Savoir mettre en œuvre et faire appliquer les procédures,
- Savoir travailler en équipe et conseiller d'autres gestionnaires
- Savoir communiquer et transmettre les informations
- Savoir rendre compte de son activité

Savoirs-être :
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Être réactif-ve,
- Savoir s'adapter et être polyvalent-e,

Une formation interne sera assurée par la gestionnaire en charge des subventions d'Etat et par l'administratrice tout le temps de l'adaptation au poste, voire au-delà. Si besoin, un panel de formations sont proposées par nos tutelles.

Contexte de travail

Le LOA (Laboratoire d¿Optique Appliquée) est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, Ecole Polytechnique et ENSTA) de 70/80 personnes (dont 42 permanents) qui jouxte l'Ecole Polytechnique et bénéficie des belles infrastructures. Il est spécialisé dans les lasers ultrabrefs intenses et leurs applications. Les chercheurs y sont très actifs et obtiennent de nombreux contrats de recherche de nature très variée (nationaux & européens - nombre de contrats actifs : 43).
Vous remplacerez l'agent permanent qui a souhaité quitter la région et qui gère la partie contrats de recherche et intégrerez le service « Direction des Services Généraux ». Cette équipe dynamique, structurée et conviviale est composée de 5 agents permanents :
- L'administratrice qui vous épaulera sur la partie contrats nationaux/européens et recrutements sur les contrats de recherche
- Une gestionnaire financière en charge de la gestion des subventions d'État - cette personne sera votre appui principal puisque ses missions sont similaires aux vôtres
- Une gestionnaire RH en charge, notamment, des recrutements sur contrats
- Un informaticien qui gère tout le parc informatique du laboratoire et nous assiste sur notre environnement et réseaux informatiques
- Un gestionnaire en charge, particulièrement, de la gestion de l'inventaire physique des équipements qui vous assistera pour la gestion de l'inventaire comptable.