Missions

Coordonner et/ou réaliser des activités de gestion administrative et de gestion du personnel de
l'unité.

Activités

Activités principales :

- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches administratives les personnels de
l'unité et les nouveaux entrants quel que soit leur statut
- Coordonner les aspects logistiques de la structure
- Suivre l'évolution de la réglementation, communiquer à la direction et à l'administratrice
les informations relatives aux procédures de gestion des personnels (recrutements, mobilité,
avancements, retraites, congés, compte épargne temps, arrête maladie...)
- Mettre à jour les bases de données internes et alimenter les applications des tutelles
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire
des bilans et des statistiques
- Communiquer et répondre aux demandes d'information des tutelles et des partenaires
extérieurs
- Réaliser et suivre les opérations de recrutement des CDD et des stagiaires après
vérification de la faisabilité financière
- Organiser et suivre la gestion des campagnes d'éméritat, bénévolat, retraite, compte épargne
temps, entretien annuel ou promotion des personnels de l'unité
- Assister la responsable administrative pour l'activité relevant des ressources humaines.

Activités secondaires :

- Organiser les conseils de laboratoire en lien avec le directeur, rédiger les comptes rendus
- Mettre à jour l'intranet des pages administratives et financières de l'unité
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
pour améliorer le fonctionnement de l'unité

Compétences

Connaissances transversales requises :

- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public.
- Connaissance générale des techniques de gestion administratives et financières et des
circuits de décision
- Savoir mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer,
transmettre des informations spécifiques au domaine administratif ou financier.
- Langue anglaise : B1 du cadre de référence européen

Savoir-faire :

- Hiérarchiser les tâches et organiser l'activité en tenant compte des échéances
- Posséder de bonnes qualités d'expression écrites et orales et une aptitude à rédiger et
synthétiser des documents.
- Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnements
- Capacité à rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes, adapter
ses explications aux divers interlocuteurs.
- Savoir faire face aux situations d'urgence
- Connaissance souhaitée des outils dédiées à la gestion administrative (Réséda, Agate-Tempo,
Canope, Portail emploi, Adum, Lab&Co...).

Savoir-être :

- Avoir de l'autonomie dans ses fonctions tout en sachant travailler en équipe.
- Avoir le sens des initiatives et des priorités dans l'exercice de ses attributions.
- S'impliquer dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles, s'informer et suivre
des formations.
- Avoir le sens du service public et des relations humaines.
- Être organisé et faire preuve de rigueur.
- Respecter la confidentialité

Contexte de travail

L'institut des NanoSciences de Paris (INSP) est une unité mixte de recherche (UMR 7588) ayant pour
tutelles le CNRS et Sorbonne Université. Situé sur le Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu
75005 Paris, il compte environ 200 personnes (personnel permanent ou non permanent)

L'INSP est constitué de 9 équipes qui développent des activités de recherche en physique et physico-
chimie, tournées principalement vers les nanosciences, et capables d'aborder des questions
fondamentales théoriques ou expérimentales.

Le poste se situe au sein du service administratif. Placé sous la responsabilité de
l'administratrice de l'unité, il regroupe un pôle gestion administrative et un pôle gestion
financière. Le premier se compose d'un-e assistant-e administratif-tive (poste à pourvoir) et d'une
secrétaire polyvalente. Le second est constitué de trois gestionnaires financières et bénéficie du
soutien de la secrétaire polyvalente. L'équipe est renforcée par une assistante dédiée à l'activité
administrative et financière des porteurs de projet ERC.

Possibilité de télétravail.