Missions

Le gestionnaire sera chargé de réaliser des activités de gestion administrative, financière, des Ressources Humaines de l'unité. Il aidera ponctuellement au secrétariat de l'administrateur et du directeur.

Activités

- Elaborer les actes requis sur l'ensemble de la gestion administrative et financière des groupes de l'unité (achats, marchés et missions...).
- Suivi des dépenses (engagement des commandes, missions, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi de l'inventaire avec les services et les fournisseurs, ...).
- Assurer le suivi des contrats de recherche : suivi des crédits budgétaires, collecter les données. juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques).
- Marchés : mise en concurrence (conseils sur les PUMA et procédures d'achats), contrats de prestation de service, suivi des seuils des codes famille.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services de l'unité et des tutelles (bilans sur l'état des dépenses et consommation des crédits).
- Gérer et traiter les informations écrites (Courrier...) et orales (téléphone...), instruire les dossiers et rédiger.
- Régler les situations de litiges (fournisseurs, gestionnaires...).
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures administratives et financières.
- Expliquer la réglementation et ses évolutions aux interlocuteurs dans l'unité.
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches d'achats et missions les visiteurs et personnels du laboratoire (obtention de visa, réservation de billets de transport, remboursement des frais de déplacements, ...).
- Aide à la Gestion des Ressources Humaines du laboratoire (RH) - Instruire les dossiers des non-permanents de leur arrivée à leur départ : (Doctorants, CDD IT et Chercheurs, Stagiaires, Invités, visiteurs...).
- Mise à jour des bases de données et renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
- Procéder à l'archivage des pièces administratives, comptables et RH - aide au secrétariat du directeur et de l'administrateur (Attestation, distribution du courrier...).

Compétences

Savoirs :
- Maitriser les techniques de communication.
- Avoir une connaissance générale de la gestion financière et des ressources humaines.
- Connaitre la règlementation juridique, administrative et financière des établissements publics (CNRS et Université entre autres).

Savoir faire :
- Maitriser les outils bureautiques courants.
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.
- Savoir appliquer et faire appliquer les textes règlementaires.
- Savoir rédiger des rapports, comptes rendus, notes de synthèse.
- Savoir conduire un projet, hiérarchiser des priorités, planifier des activités et des échéances.

Savoir être :
- Savoir faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative.
- Comprendre, s'exprimer et rédiger en anglais.
- Avoir l'esprit d'équipe pour travailler en mode collaboratif.

Contexte de travail

Le LPNHE est une unité mixte de recherche de 180 personnes dont les recherches sont à dominante expérimentale en physique des particules et des Astroparticules. Les groupes de recherche sont tous impliqués dans des collaborations internationales avec pour conséquence la venue de nombreux visiteurs étrangers, l'accueil de doctorants et post-doctorants, de nombreuses missions en France et à l'étranger, l'envoi et l'arrivée de matériels importants à l'international...
Le lieu de travail est situé sur le campus universitaire de Jussieu.
Le gestionnaire sera rattaché au service administratif du laboratoire composé d'une dizaine de personnes, sous l'autorité de l'administrateur et du directeur.