Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

L'assistant ou l'assistante en gestion administrative devra assurer de manière autonome la gestion
financière, comptable et administrative d'un laboratoire multisite : suivre les crédits du
laboratoire, effectuer les commandes d'achats, gérer les déplacements des membres de l'unité,
participer à la gestion administrative du laboratoire.

Activity

Suivre les crédits, le montage financier et l'exécution des conventions :
- Aider à l'établissement des budgets prévisionnels (collaborations de recherche, appels à projets)
- Répartir les crédits affectés au laboratoire sur les différentes lignes budgétaires (dotation,
contrats de recherche)
- Suivre la consommation des crédits, informer régulièrement la direction du laboratoire et les
agents concernés
- Collecter et archiver les données comptables et/ou financières des contrats (pièces
justificatives, factures, rapports scientifiques)

Effectuer les achats :
- Recenser les besoins d'achat et de prestations diverses
- Rechercher et contacter les fournisseurs, demander des devis
- Créer les bons de commande sur l'application dédiée
- Contrôler les livraisons, effectuer les services faits
- Vérifier la mise en paiement des factures auprès des fournisseurs

Gérer les déplacements :
- Vérifier et compléter les demandes de missions transmises via l'application dédiée
- S'assurer du bon déroulement de la mission, depuis la demande jusqu'au remboursement des frais de
l'agent
- Collecter auprès des missionnaires les justificatifs de frais
- Si besoin, apporter un appui aux agents pour l'utilisation de la plateforme

Participer à la gestion administrative :
- Suivre, en lien avec la responsable administrative, le recrutement des agents contractuels et des
stagiaires via l'application dédiée
- Avoir un rôle de liaison /contact avec l'administration du Technopole de l'Arbois
- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants (titulaires, CDD, stagiaires, invités) :
informations utiles, badges, cartes de cantine.
- Participer à l'organisation des réunions et manifestations organisées par l'équipe (colloques,
soutenances de thèse, assemblées générales) : réservation de salles, demande de devis
- Participer aux réunions de site, en rédiger le compte-rendu
- Diffuser les informations administratives et réglementaires aux agents du laboratoire

Your Profil

Skills

Connaissances :
- Connaître les règles de base de la comptabilité publique
- Connaître la réglementation administrative applicable aux achats publics et aux déplacements
des agents publics
- Connaître l'organisation de la recherche publique et notamment ses modes de financement
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS serait un plus
- Savoir lire et écrire en anglais (niveau B1).

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique ; la maîtrise des logiciels spécifiques à
l'activité (GESLAB, NOTILUS, CANOPE, etc.) serait un plus
- Savoir lire une convention, suivre l'exécution du budget prévisionnel et comprendre les
contraintes de justification financière
- Maîtriser les règles et les procédures administratives applicables à l'activité
- Savoir rédiger des comptes-rendus
- Savoir analyser les données budgétaires pour optimiser l'exécution du budget et conseiller
la direction du laboratoire
- Savoir gérer son activité et son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
Compétences
Le cas échéant, certaines connaissances et compétences pourront être acquises dans le cadre de
formations prises en charge par l'employeur, notamment concernant l'utilisation des logiciels et
applications propres au CNRS.

Savoir-être :
Faire preuve de rigueur et de fiabilité
Avoir le sens de l'organisation
Savoir s'adapter rapidement
Être autonome tout en sachant travailler en équipe et en coordination avec des interlocuteurs variés

Avoir une aisance relationnelle, savoir interagir avec des partenaires externes au laboratoire.

Your Work Environment

L'UMR ESPACE est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, Aix Marseille Université, Université Côte
d'Azur, Avignon Université) qui compte 90 personnes (géographes, psychologues, informaticiens), dont
50 titulaires.
Le laboratoire étudie principalement les interactions espace-nature-société et leur durabilité, de
l'échelle du logement à celle du continent. Les principaux thèmes étudiés sont : la ville (notamment
les modèles d'aménagement et leur durabilité), l'environnement (en particulier les impacts du
changement climatique sur les ressources naturelles, les risques et leur gestion); les systèmes
territoriaux côtiers en Méditerranée, les interactions entre espaces et santé. Il comprend aussi un
axe spécifiquement dédié à la médiation scientifique et aux interactions sciences société.
Le laboratoire comprend 4 sites : Avignon, Aix en Provence, Nice et une implantation à Saint-
Christol-lez-Alès (Cévennes), où il porte un observatoire hydro-socio-météorologique.

La personne recrutée travaillera sur le site d'Aix-en-Provence du laboratoire (Technopole de
l'Environnement Arbois-Méditerranée), qui compte environ 20 personnes, sous la direction du
directeur de l'unité et du directeur adjoint (localisé à l'Arbois). Elle travaillera en coordination
avec la responsable administrative de l'unité (située à Avignon) et les autres gestionnaires situées
à Nice et Avignon.
Une partie des activités peuvent être effectuées en télétravail, sous réserve de respecter la
réglementation en vigueur au CNRS. Compte tenu du caractère multi-sites du laboratoire, la personne
recrutée sera amenée à interagir avec des collègues des autres sites de l'UMR, ainsi qu'avec
différents services des établissements tutelles du laboratoire.
Des déplacements de courte durée en France sont également à prévoir, aux fins de réunions ou de
formation.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions