Missions

L'assistant(e) réalise dans le cadre d'une ou plusieurs équipes de recherche, des actes
administratifs et financiers, dans le respect des techniques, des procédures applicables à un domaine
de gestion. L'assistant(e) est également adjoint(e) RH au responsable de l'administration et assure
la coordination des activités de recrutement au sein du laboratoire, recense et diffuse les
procédures RH des tutelles et accompagne les assistants pour les actes administratifs complexes.

Activités

En qualité d'assistant(e) de gestion :
- Instruire des dossiers techniques ou spécialisés pour préparer les actes de gestion courants,
- Suivre les crédits et les dépenses (engagement des commandes, gestion des missions, imputation
interne des dépenses, suivi des factures, suivi avec les fournisseurs),
- Appliquer les textes réglementaires et leurs circulaires d'application,
- Rédiger des notes et des courriers administratifs,
- Rédiger des procédures et fiches de synthèses,
- Mettre à jour les bases de données relevant de la gestion financière,
- Participer à l'organisation logistique et financière des colloques et réunions en collaboration
avec les services de valorisation et de communication,
- Établir les justifications financières des conventions relevant des tutelles,
- Constituer les dossiers des agents recrutés relevant de la PPST (Demandes d'accès ZRR),
- Collecter, classer et archiver des documents.

En qualité d'adjoint(e) RH :
- Coordonner et mettre en œuvre les procédures relatives au recrutement : publication des offres
dans Portail emploi, recrutement dans l'outil CANoPE...
- Diffuser en interne les informations relatives aux procédures RH en provenance des tutelles,
informer et/ou former les assistants de gestion sur l'évolution de la règlementation,
- Assister et conseiller l'équipe de gestion administrative dans les procédures de recrutement et
d'accueil des personnels non-permanents au sein du laboratoire de nationalités française et
étrangère,
- Exercer une veille sur l'activité RH pour assurer une mise à jour réglementaire des processus de
recrutements,
- Participer à des groupes de travail en vue d'améliorer les procédures internes RH du laboratoire.

Compétences

Savoirs / connaissances:
- Maîtriser les règles et procédures publiques en matière de gestion administrative et RH,
- Maîtriser la règlementation en matière d'accueil de personnels étrangers,
- Comprendre et s'exprimer en anglais (B1 minimum),

Savoir-faire
- Connaître les systèmes d'information et maîtriser les logiciels et applications spécifiques des
tutelles (Geslab, Webcontrat, Réséda, ESR Mission, Sifac, etc.),
- Maîtriser les outils bureautiques courants,
- Comprendre, respecter les textes réglementaires en vue de leur application,
- Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- Savoir mettre à disposition ses savoir-faire techniques,
- Savoir rédiger des courriers, notes de procédures, d'information et des fiches de synthèse,
- Savoir rendre compte.

Savoir-être
- Faire preuve de rigueur,
- Gérer les situations d'urgence,
- Être force de proposition,
- Savoir travailler en équipe, communiquer, faire preuve de pédagogie,
- Savoir travailler en autonomie,
- Faire preuve de curiosité,
- Avoir le sens de l'organisation.

Contexte de travail

Le laboratoire i3S est une Unité Mixte de Recherche (UMR7271) ayant pour tutelles principales le CNRS
et Université Côte d'Azur, et pour tutelle secondaire le Centre Inria d'Université Côte d'Azur,
située sur le campus SophiaTech, au cœur de la technopole de Sophia Antipolis.
Les domaines de recherche de ce laboratoire sont l'informatique, les systèmes, le traitement du
signal et de l'image, l'intelligence artificielle, la robotique et l'automatique.
L'unité compte plus de 270 agents de 36 nationalités différentes : chercheurs, enseignants-
chercheurs, ingénieurs et techniciens, post-docs, doctorants, apprentis et stagiaires répartis en 4
pôles de recherche et 1 pôle administratif (gestion administrative et financière, communication,
informatique, hygiène et sécurité).
L'assistant(e) de gestion sera accueilli(e) au sein de l'équipe de gestion du pôle administratif
composé de 6 gestionnaires et une apprentie et travaillera en binôme sur le périmètre du pôle
Signaux, Images et Systèmes.
L'agent sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du responsable de l'administration.
Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel
scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre
arrivée soit autorisée par l'autorité compétente