Responsable administratif et financier du laboratoire H/F

Job Description

Missions

Le ou la responsable administrative et financière prend en charge la gestion des crédits CNRS et pilote l'ensemble des activités de gestion administrative, financière et des ressources humaines au sein d'un environnement multi-tutelle et multi-systèmes financiers (CNRS, IRD, Université Sorbonne Nouvelle Paris3, UAR Campus Condorcet). Il ou elle est l'interlocutrice principale avec les services financiers, comptables et des ressources humaines des différentes tutelles du laboratoire, assurant ainsi la coordination efficace entre les différentes parties prenantes. Il ou elle se charge d'assister la direction de l'unité en matière d'animation scientifique.

Activity

1) Encadrer, coordonner et former l'équipe du service de gestion administrative et financière.
2) Mise en œuvre de l'ensemble des dépenses sur crédits alloués via les outils CNRS (SE, ressources propres).
- Gérer les missions et commandes pour la tutelle CNRS
- Suivre les dossiers sécurité défense
- Assurer le suivi des prestations en lien avec les fournisseurs du laboratoire
3) Coordonner les activités administratives, financières et ressources humaines dans un environnement multi-tutelles et multi-sites (CNRS, IRD, USN) :
- Participer à la préparation des objectifs administratifs et financiers de l'unité et mise en œuvre opérationnelle
- Informer les agents sur les RH (congés, télétravail, autorisation d'absence)
- Collaborer avec les différentes tutelles et services des établissements (USN, CNRS, IRD, UAR Condorcet) pour instruire les cas complexes, notamment dans les contextes de partenariats internationaux
4) Contribuer à l'élaboration du budget et contrôler la gestion des contrats de recherche
- Saisir les demandes de moyens annuels (DAM/IRD, Dialog/CNRS)
- Mettre en œuvre la politique d'achat et accompagner l'unité dans les procédures d'appel d'offres
- Contrôler les actes de gestion (régularité des pièces justificatives)
- Établir la justification des contrats de recherche
5) Assurer le suivi des projets (missions, colloques, conventions, partenariats)
- Soutien administratif dans le montage de projets
- Mise en œuvre et suivi des projets et des activités
6) Recruter et suivre les stagiaires, doctorants, post-doctorants et CDD.
7) Mener les entretiens annuels des agents administratifs.

Your Profil

Skills

Savoir faire:

- Gestion administrative et financière
- Concevoir des tableaux de bord
- Méthodologie de conduite de projet
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles:

- Maîtriser les logiciels de gestion financière et administrative du CNRS (Geslab, WebContrat, Sigfic, Canopé)
- Présenter les bilans financiers bi-mensuels au conseil de laboratoire
- Élaborer et rédiger des notes d'information
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure

Savoir être:

- Très bon relationnel et travail en équipe
- Rigueur et méthodologie
- Savoir respecter les délais et gérer les priorités
- Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte à la hiérarchie
- Savoir manager et animer une équipe
- Savoir animer des réunions
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Your Work Environment

L'UMR CREDA est une unité de recherche spécialisée en Sciences humaines et sociales, qui rassemble environ 85 membres, dont une vingtaine de permanents et plus de cinquante doctorants.
L'UMR CREDA compte 3 tutelles (CNRS, IRD, USN). Le site principal se situe sur le Campus Condorcet, au 5 cours des Humanités, 93322 Aubervilliers.

Le projet quinquennal en cours a débuté en janvier 2025. Il est dirigé par Franck Poupeau (directeur de recherche au CNRS), avec Dorothée Delacroix (enseignante-chercheuse USN) comme directrice adjointe.
L'équipe administrative est composée d'un responsable administratif et d'une gestionnaire. Elle collabore avec les services des Éditions de l'IHEAL-CREDA, de communication et de relations internationales qui sont des services communs du CREDA et de l'Institut de Hautes Études d'Amérique Latine.
Le poste est basé sur le Campus Condorcet à Aubervilliers (93300), très bien desservi par le métro (ligne 12, Front populaire), le RER B et plusieurs lignes de bus. La restauration est possible à proximité (restaurant Sodexo, Ined et CROUS).
Horaires : Le travail est organisé selon un cycle hebdomadaire de 5 jours, du lundi au vendredi pour une durée hebdomadaire de 38h30. Télétravail possible sous réserve de l'autorisation du responsable hiérarchique et la continuité du service.
La/le responsable administratif.ve sera amené.e à se déplacer ponctuellement à la délégation régionale du CNRS (Villejuif), et aux tutelles de l'Université Sorbonne-Nouvelle (75005, Maison de la recherche).
2) Contraintes liées au poste : néant
3) Mise à disposition : ordinateur fixe, imprimante, téléphone fixe.
3) Principaux interlocuteurs: membres de l'UMR, étudiant·es rattaché·es à l'unité, personnels des services administratifs et financiers des tutelles, représentant·es des tutelles, ainsi que personnels du Campus Condorcet.
4) Rattachement hiérarchique direct : Directeur du laboratoire, Monsieur Franck Poupeau.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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