Missions

Au sein du Service administratif et financier de l'IJL, le-la gestionnaire aura pour activité de préparer divers actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines.

Activités

- Traiter l'ensemble des demandes d'autorisation ZRR du laboratoire et les saisir dans l'application dédiée
- Traiter les dossiers d'accueil des stagiaires : vérification des conventions de stages, suivi des signatures, saisie des dossiers pour le versement des gratifications dans les outils concernés
- Préparer et saisir les dossiers de recrutement des CDD (collecte des pièces administratives et saisie des dossiers dans les applications RH des tutelles, CANOPE CNRS et ARENA Université de Lorraine)
- Gérer les formalités liées à l'accueil des étrangers (conventions d'accueil, visa étudiant, conventions séjour recherche, dossiers "ANEF")
- Assurer un accueil de premier niveau auprès des agents et répondre à leurs questions administratives
- Saisir et mettre à jour régulièrement les bases RH de l'unité, ainsi que les bases RH des tutelles (RESEDA, DEPECHE)
- Saisir et mettre à jour régulièrement les bases de gestion des temps et des congés (AGATTE et AGATE Tempo)
- Rendre compte de l'avancement des dossiers RH

Compétences

Savoirs :
- Maîtriser les dispositifs de recrutement des contractuels de droit public
- Avoir des connaissances générales en gestion des ressources humaines
- Connaître les modes de fonctionnement et de financement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Savoir s'exprimer et rédiger en anglais (niveau B2)

Savoir-faire :
- Savoir appliquer des dispositions réglementaires et les expliquer
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier, courriels, réseaux sociaux)
- Savoir gérer son activité et ses priorités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les outils informatiques spécifiques à l'activité RH (Portail Emploi, CANOPE, ARENA, ARIANE, RESEDA, SIRHUS, DEPECHE, AGATTE, AGATE Tempo, ALIX, ADUM)

Savoir-être :
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Faire preuve de rigueur et de discrétion, avoir le sens de la confidentialité
- Savoir travailler en équipe

Contexte de travail

L'Institut Jean Lamour (IJL) est un laboratoire de recherche fondamentale et appliquée en science des matériaux. Laboratoire multi-thématique, il couvre les matériaux, la métallurgie, les nanosciences, les plasmas, les surfaces et l'électronique en réponse aux enjeux sociétaux que sont l'énergie, l'environnement, l'industrie du futur, la mobilité, la préservation des ressources et la santé. Ses travaux vont de la conception du matériau à ses applications industrielles.

Le poste à pourvoir est affecté au Service administratif et financier de l'IJL, au sein du Pôle RH composé d'une équipe de deux personnes (un gestionnaire RH et un responsable RH).

L'effectif de l'IJL est de l'ordre de 700 personnes accueillies en moyenne chaque année (personnels permanents, doctorants, contractuels IT, post doctorants, stagiaires). L'ensemble des processus RH de l'IJL, qu'ils soient individuels (préparation des recrutements des titulaires et des CDD, instruction des conventions de stage, procédures d'autorisation de travail pour les étrangers, etc.) ou collectifs (primes, avancements, éméritat, entretiens professionnels, gestion des temps et des congés, etc.), sont pris en charge par le pôle RH. Ce pôle est également en charge de l'instruction des demandes d'autorisation ZRR, du plan de formation du laboratoire, de la mise à jour des bases de données RH, de l'accueil des nouveaux entrants, et de la démarche QCVT.
La volumétrie moyenne traitée est la suivante : 350 dossiers ZRR/an, 160 conventions de stage/an, 100 recrutements de CDD/an.

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.