Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

La personne recrutée intégrera le Pôle Administratif de l'Unité où elle réalisera des activités polyvalentes de gestion administrative en appui aux équipes de recherche notamment dans les domaines des finances, ressources humaines, missions.

Activity

- Assurer des activités administratives et de gestion financière et RH pour plusieurs équipes de recherche
- Etablir des actes de gestion courants : Suivi de la chaine de dépenses, engagements financiers, bons de commande, opérations nécessaires à la mise en paiement de factures, traitement des rejets, gestion des cartes achats et relevés correspondants
- Produire des bilans financiers
- Produire, collecter et archiver les données prévues dans le cadre des contrats
de recherche
- Assurer le suivi des inventaires
- Assurer le suivi administratif des personnels contractuels recrutés sur contrat de recherche: constituer et suivre les dossiers de recrutements
- Instruire et suivre les demandes d'accueil
- Gérer l'élaboration des conventions de stage et les engagements financiers associés (gratifications)
- Coordonner les déplacements et missions selon la réglementation en vigueur : valider les demandes de transport et d'hébergement dans les outils dédiés, contrôler les pièces justificatives et les états de liquidation
- Informer et accompagner les agents dans leurs démarches courantes (arrêts maladie, congés, etc.)

Your Profil

Skills

Savoir-faire:
- Veille règlementaire et suivi de l'évolution des procédures relatives aux différents statuts des personnels
- Aptitude à suivre et optimiser l'exécution des dépenses selon la nature des crédits (Subvention d'État, Ressources propres)
- Capacité à hiérarchiser les tâches, gérer les priorités et respecter les délais relatifs aux campagnes de recrutement, clôtures budgétaires, échéances de missions, etc.
- Maîtrise des outils bureautiques courants : Excel, Word et Outlook
- Bonnes capacités rédactionnelles pour la rédaction de courriers, notes et comptes-rendus
- Bonne maitrise de l'anglais : conversation téléphoniques, rédactions courriers et mails à destination de partenaires internationaux (Niveau A1 à A2 selon le référentiel européen)
- Participation à des projets et à des missions transverses au sein du pôle administratif


Savoir-être:
- Rigueur dans l'instruction des demandes, la réalisation des actes et leur classement
- Réactivité
- Discrétion dans le traitement des informations confidentielles (données personnelles, situations individuelles des agents)
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte

Your Work Environment

Le Centre de Recherche sur l'Hétéro-Epitaxie et ses Applications (CRHEA) est une unité mixte de recherche avec pour tutelles le CNRS et l'Université Côte d'Azur. Le laboratoire est rattaché, en principal, à l'institut CNRS Physique et en secondaire, à CNRS Ingénierie. Les locaux du CRHEA se situent au coeur de la Technopole de Sophia-Antipolis à Valbonne.

Le CRHEA est spécialisé dans l'étude des matériaux. Son activité s'articule autour de l'épitaxie des matériaux semi-conducteurs à grande bande interdite, de la croissance de matériaux 2D, la micro- et nano fabrication en salle blanche.
Ces travaux permettent la réalisation des dispositifs photoniques, optoélectroniques et microélectroniques, ainsi que des dispositifs dédiés aux applications dans le domaine de la santé et des technologies quantiques.
Les effectifs du laboratoire sont d'environ 75 personnes. Le laboratoire est en délégation globale de gestion CNRS. Il procède à une trentaine de recrutements (CDD et stages) par an et a près d'une cinquantaine de contrats en gestion. Plusieurs projets européens et projets d'équipements prioritaires de recherche sont actuellement en cours.

L'agent recruté sera intégré au pôle administratif, actuellement constitué de 4 personnels. À sa prise de fonctions, il/elle bénéficiera d'un tutorat assuré par les membres de l'équipe. Il/Elle exercera ses fonctions sous la supervision du Responsable Administratif. Des formations complémentaires pourront être proposées.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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