Missions

Le/la gestionnaire réalise des actes administratifs, financiers et de ressources humaines, en vue de soutenir le directeur du laboratoire dans les différents projets portés par les équipes scientifiques. Il/elle en assure la justification éventuelle, dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
II/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'unité. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle gère la mise à jour d'indicateurs et de bases de données, et actualise les informations concernant le laboratoire.

Activités

1-Coordination financière
- Gérer les dossiers des demandes de dépenses et de missions en faisant l'interface avec les différents pôles de la délégation et en utilisant les logiciels de gestion GESLAB/WEBCONTRAT
- Réaliser des demandes de devis pour les prestations, assurer le suivi de la facturation, et gérer l'attestation du service fait
- Traiter les relevés d'opérations carte achat CNRS et carte logée
- Suivre l'exécution des dépenses des projets/contrats de recherche et en réaliser les bilans financiers
- Alimenter des tableaux de bord nécessaires au contrôle de gestion du laboratoire

2-Gestion RH
- Instruire les demandes de recrutement
- Assurer l'interface entre le recruteur, le candidat et les services RH de la délégation
- Assurer l'accueil des stagiaires, nouveaux entrants, visiteurs, doctorants

3-Gestion administrative
- Assurer l'interface administrative avec les services de la délégation CNRS et l'UAR Pouchet
- Participer à l'élaboration de rapports type HCERES et compte-rendu des Conseil de laboratoire et Assemblée Générale
- Classer et archiver les documents administratifs et financiers

4-Gestion logistique
- Assurer l'assistance logistique courante
- Gérer les demandes de réservations de salles
- Réceptionner et distribuer le courrier
- Accueillir et suivre l'installation des nouveaux membres du laboratoire

5-Gestion évènementielle
- Accompagner l'organisation logistique des différents évènements du laboratoire sur la restauration (tenir un vivier de prestataires de services), la réservation de salles et de matériels- équipements
- Accompagner les membres du laboratoire dans la procédure d'ouverture et de gestion d'un portail Azur Colloque (portail d'inscriptions en ligne), en collaboration avec la délégation CNRS
- Participer occasionnellement à l'accueil des invités sur site et/ou hors site

Compétences

Savoirs :
Connaitre les principes généraux de la comptabilité publique
Connaitre la règlementation en matière de marchés publics
Langue anglaise : A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
Maîtriser les outils informatiques de bureautique et de gestion (CNRS/Universitaire)
Mettre en œuvre des règles et des procédures
Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions
Savoir rendre compte de l'action menée

Savoir-être :
Savoir travailler en équipe et être à l'écoute
Savoir faire preuve de discrétion
Être à l'aise à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux différents publics
Être polyvalent et réactif
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Contexte de travail

Le SFL est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7023) sous tutelles CNRS et Université Paris 8, assurant la recherche et la formation à la recherche sur les 5 thématiques suivantes :
- Acquisition et psycholinguistique
- Dynamique interactionnelle et multimodalité
- Phonologie, interfaces et modélisation
- Sourds et langues des signes
- Syntaxe et sémantique

L'Unité est composée d'une équipe d'environ 90 membres dont 6 référents missions transversales (prévention et sécurité, interface avec l'UAR Pouchet, formation, informatique, site web et valorisation, communication), répartis sur 2 sites : Pouchet (75017 Paris) et Université Paris 8 (93200 Saint Denis).

Le/la gestionnaire peut, s'il/elle le souhaite, participer à d'autres activités annexes du type : site internet du laboratoire, élaboration de process, gestion de projets.
Le poste nécessite de maîtriser également la gestion des dossiers administratifs et financiers de la tutelle universitaire de l'UMR dans un souci de répondre à la continuité de service.

Le/la gestionnaire sera affecté-e sur le site de Pouchet et intégrera l'équipe administrative composée d'une gestionnaire et sera sous la responsabilité d'une responsable administrative. Il/elle sera amenée à se déplacer sur le site de l'université Paris 8 pour diverses réunions d'équipe et/ou journée de travail en équipe.
Le télétravail est possible en accord avec les règles du CNRS, et, suivants les besoins du laboratoire. Le/la gestionnaire aura la possibilité de bénéficier de formations pour accompagner sa prise de poste.