Adjointe à la responsable administrative et financière H/F

Job Description

Missions

L'adjointe à la RAF coordonne et réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative,
financière et des ressources humaines du laboratoire au sein du service Administration et Finances
composé de quatre gestionnaires.

Activity

1)Gestion des Ressources humaines :
* Recrutement et accueil :
- Initier et suivre les dossiers de recrutement des personnels contractuels
- Organiser l'arrivée des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs
(conventions d'accueil ENS, ordres de mission, contrats de travail)
- Préparer les conventions d'accueil Cerfa pour les étrangers hors UE
- Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers de l'accueil
des stagiaires (conventions de stage, gratifications).
- Accompagner les personnels non-permanents dans leurs démarches administratives
* Administration et suivi :
- Alimenter les bases de données RH des deux tutelles (CNRS et ENS de Lyon)
- Réaliser des tableaux de bord internes, des statistiques, et en assurer le suivi
- Appliquer les procédures spécifiques d'accès dans un laboratoire
- Concevoir et actualiser des fiches procédures pour l'intranet du laboratoire
* Intégration des nouveaux membres :
- Gérer l'accueil des nouveaux membres du Laboratoire français ou étranger (attribution des
bureaux, remise des clés, référents, )

2)Gestion administrative et financière des projets de recherche :
* Montage et suivi des projets :
- Appuyer le montage des projets (ANR, Europe, Région, contrats industriels)
- Veiller au respect des échéances contractuelles et financières
- Aider à la préparation des rapports scientifiques et financiers
* Coordination interne :
- Coordonner la politique de direction (appel à projets interne, gestion de la
maintenance des équipements et des licences logicielles)
- Soutien administratif à l'organisation de manifestations scientifiques

3)Activités associées :
- Assurer le suivi des activités liées au recrutement (organigramme, signalétique, trombinoscope,
annuaire, affichage des actualités, archivage)
- Veiller à l'évolution de la règlementation en matière de gestion administrative, financière et des
ressources humaines.

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances :
-Maîtrise du mode de fonctionnement des administrations publiques et des règles de gestion
comptable.
-Maitrise de la gestion financière
-Connaissance générale des ressources humaines
-Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure et
des tutelles (Université et CNRS)
-Maîtrise des logiciels courants de bureautique (traitement de texte, tableur)
-Maîtrise de l'anglais

Savoir-faire :
- Accueillir, écouter, communiquer et renseigner avec diplomatie
- Organiser et gérer les priorités de manière efficace
- Concevoir des tableaux de bord et des courriers administratifs


Savoirs-être :
- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Réactivité
- Rigueur, organisation et autonomie

Your Work Environment

Le poste s'exerce dans le Laboratoire de Physique (UMR5672) sous double tutelle du CNRS et de l'ENS de
Lyon. L'unité compte environ 190 personnes et dispose d'un budget de plus de 6M€. Le poste s'inscrit
au sein du service Administration et Finances, composé de cinq personnes, et est placé sous l'autorité
directe de la Responsable Administrative et Financière.

Conditions de travail:
- Télétravail : 2 jours par semaine
- Horaires : 38h30/semaine
- Congés : 44 jours de congés annuels

Avantages :
- Restaurant administratif sur le site de l'ENS de Lyon
- Prise en charge des transports (75% du coût) et forfait mobilité durable
- Offres sociales (mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie,)

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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