Missions

Le/la chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel assurera l'encadrement et
la coordination du pôle administratif, composé de 4 agents, ainsi que le pilotage administratif du
laboratoire (finances, RH et partenariat). Il/Elle fera partie de l'équipe de direction. Il/Elle sera
sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'unité.

Activités

1. Encadrer et animer l'équipe de gestion administrative :
- Piloter la mise en œuvre des actes de gestion administrative
- Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution
- Organiser les procédures financières de l'Unité
- Piloter les procédures d'achat et organiser la tenue de l'inventaire
- Organiser et piloter l'ensemble des procédures RH
- Valider les actes en tant que délégataire de signature et être garant de la continuité de service
- Apporter un conseil et accompagner le montage, la négociation, le suivi et la justification
administratifs des différents projets de recherche

2. Contribuer au pilotage stratégique de l'unité :
- Élaborer et mettre en œuvre des outils partagés d'aide à la décision et au pilotage
- Coordonner les activités institutionnelles, juridiques et événementielles. Organiser et piloter
l'organisation des instances internes (notamment Conseil d'Unité) et des élections et rédiger les
comptes-rendus.
- Coordonner les mises à jour des documents réglementaires (RI - DUERP)
- Assister, représenter et conseiller la direction auprès des partenaires et des tutelles dans les
différents domaines. Participer à l'élaboration des HCERES, DOR, et autres revues de moyens et en
assurer la bonne exécution
- Proposer et piloter des projets d'évolution interne administratifs de l'unité
- Mettre en œuvre la stratégie de réduction de l'impact environnemental du laboratoire
- Contribuer à la définition du schéma stratégique de pilotage administratif de l'Observatoire Midi-
Pyrénées et assurer sa mise en œuvre au sein de l'unité

3. Autres activités :
- Proposer et conduire une politique de communication en interne, s'assurer du relais des
informations et notamment assurer le suivi et l'actualisation des sites web et intranet de l'unité
- Coordonner les activités logistiques du laboratoires (bureaux, infrastructures)
- Participer aux réseaux locaux et nationaux relevant de la fonction

Compétences

Connaissances :
- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux
établissements publics.
- Connaissance de la gestion financière et des ressources humaines dans un établissement public
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure et
des tutelles
- Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de recherche et
d'enseignement supérieur.
- Connaissance des outils de gestion CNRS et IRD

Compétences opérationnelles :
- Capacité à encadrer/ animer une équipe
- Capacité à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des
contraintes et des échéances dans le souci de garantir la continuité du service
- Capacité à prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Appliquer et faire appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines
de l'administration et de la gestion
- Capacité à conduire et accompagner un projet
- Capacité à conduire et animer des entretiens, des réunions et des négociations
- Capacité à instruire des dossiers complexes
- Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou
administratives, des documents de synthèse et des outils d'analyse
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de l'Unité.
- Savoir hiérarchiser et planifier les activités
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur/fiabilité
- Sens du relationnel et du collectif
- Capacité à faire preuve d'autonomie et de prise d'initiative

Contexte de travail

Le LEGOS est une UMR quadripartite entre le CNRS, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier, l'IRD
et le CNES.

Le LEGOS compte environ 75 personnels permanents et 60 doctorants et contractuels de la recherche,
et accueille chaque année une quinzaine de stagiaires. Il est organisé aujourd'hui autour de 8
équipes de recherche et d'un service de support (pôle administratif et financier).

Les activités de recherche du LEGOS portent sur la compréhension des processus qui gouvernent la
variabilité et l'évolution (en lien avec le changement climatique) de l'océan du large et côtier, du
cycle de l'eau (flux et stocks d'eau continentale, glaciers, transferts d'eau et de matière des
continents vers l'océan) et du bilan énergétique de la planète. Le laboratoire s'appuie sur
l'observation (in situ et spatiale), la modélisation numérique et des plateformes analytiques.

L'équipe administrative et financière du LEGOS gère chaque année 700 missions, effectue 2600 actes
de gestion, gère le recrutement de 60 CDD/doctorants/post-doctorants/stagiaires par an, 75 accueils
et environ 4,5M€ de budget, basés sur 3 systèmes de gestion différents, avec des contraintes propres
à chaque tutelle (marchés, règles, procédures...).