Missions

L'assistant (H/F) en gestion administrative assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des équipes projets, départements et services dont il/elle a la charge. Affecté à l'équipe "Secrétariats et gestion du personnel", l'agent travaillera avec les membres des Départements et équipes dont il/elle a la charge dans l'organisation et l'optimisation des activités administratives et logistiques.

Activités

1/ Gestion administrative :
- Apporter un support administratif aux déplacements professionnels des membres des équipes et de leurs invités, en France et à l'étranger, via l'UM ou le CNRS (environ 700 missions par an).
- Analyser les demandes et mettre en œuvre les réponses et les procédures adaptées aux situations (missions complexes, multi-destinations, déclarations FSD pour les missions dans les pays sensibles, autorisations d'absence, inscriptions aux conférences...) et assurer l'interface avec les services des tutelles.
- Vérifier la conformité réglementaire et s'assurer du respect de la réglementation dans le cadre des missions (organisation des missions dans le cadre des marchés...).
- Construire et réaliser un tableau de bord de suivi des missions permettant d'établir des bilans et des statistiques.
- Apporter un support administratif aux doctorants pour leur inscription et réinscription en thèse.
- Gérer les demandes d'achat : analyser la demande et la traiter au regard de la réglementation en vigueur (collecte des données, création des fournisseurs, saisie de la demande sur les outils de gestion dédiés).
- Assurer un rôle de référent pour les nouveaux entrants : planifier, anticiper, organiser les arrivées.
- Assurer la continuité de service avec les autres assistants de proximité.

2/ Gestion admin. des départements :
- Participer à la coordination et à l'organisation des réunions de départements, d'équipes et des jurys de thèse.
- Préparer et analyser des bilans financiers destinés aux responsables de département, en lien avec le service de gestion financière.
- Interagir avec le responsable de département, les porteurs de contrats et le service gestion financière à partir d'un tableau de bord établi par le service de gestion financière. Alerter sur les échéances à respecter pour ces contrats.
- Réaliser les tableaux d'indicateurs de suivi des doctorants permettant le pilotage du Département en matière d'attribution des thèses.

Compétences

- Capacité à travailler en toute autonomie, capacité à prendre des initiatives et à apporter une solution à une situation complexe.
- Être force de proposition, proposer et concevoir des tableaux de bord et des procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- De par les interactions quotidiennes avec des personnels, institutions et établissements étrangers, il est nécessaire d'être en capacité de s'exprimer en anglais, à l'écrit et à l'oral (niveau B2 du cadre européen commun de référence pour les langues).
- Capacité d'adaptation à des situations, des difficultés et des interlocuteurs divers.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer des projets.
- Capacités organisationnelles, gestion des priorités.
- Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des établissements publics. Maîtriser les procédures administratives et la réglementation dans le domaine de compétences.
- Maîtriser les outils et logiciels utilisés dans le domaine de gestion administrative et de gestion des missions.
- Capacités rédactionnelles (comptes rendus, rapports, synthèses) et maîtrise des outils bureautiques.
- Sens du service rendu.
- Respect de la confidentialité.

Contexte de travail

Le Laboratoire d'Informatique, de Robotique et de Microélectronique de Montpellier est une Unité Mixte de Recherche CNRS et UM composée de 410 personnes. Le laboratoire est organisé en 3 départements et 21 équipes de recherche.
L'assistant ou assistante en gestion administrative intégrera l'équipe « Secrétariats et gestion du personnel » du LIRMM composée de 7 personnes et sera placé sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service.
Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.