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Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F


Date Limite Candidature : mercredi 31 juillet 2024 23:59:59 heure de Paris

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F
Référence : UMR5503-MOBINT-F56610
Lieu de travail : TOULOUSE
Institut : INSIS - Institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes
Date de publication : mardi 14 mai 2024
Session : Mobilité au fil de l’eau 2024
Groupe de Fonction : IEG1
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions

La secrétaire générale ou le secrétaire général est placé sous la responsabilité hiérarchique du
Directeur d'unité. Membre de l'équipe de direction élargie, elle/Il contribuera au pilotage
administratif, financier et ressources humaines de l'unité. En tant que responsable du service
administratif et financier, elle/Il aura pour mission l'animation, la coordination et l'encadrement de
dix agents ITA/ BIATSS. Elle/il assurera le suivi des affaires générales en soutien du Directeur
d'unité et sera garant du respect de la réglementation au sein de l'unité.

Activités

Assister la Direction dans le pilotage administratif, financier et RH du laboratoire, dans un
contexte de 3 tutelles et 4 sites. Etre responsable du Service Administratif et Financier de
l'unité.

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens
humains et matériels qui lui sont assignés.
- Assister et conseiller la Direction de l'unité et la représenter éventuellement auprès des
partenaires internes et externes.
- Encadrer et animer le Service Administratif et Financier composé de 10 agents ITA/BIATSS :
organiser, coordonner et superviser son fonctionnement régulier et continu.
- Piloter la gestion financière de l'unité (tutelles Toulouse INP, CNRS et Université Paul
Sabatier), 5 M€/an hors salaires des permanents, en assurant la mise en œuvre et le suivi des
crédits (gestion globale des ressources) : suivi des contrats, analyse des dépenses, projection
financière à court et moyen terme.
- Participer à l'élaboration du budget de l'unité et contrôler son exécution.
- Assurer le suivi des ressources humaines de l'unité : suivi du dossier des agents
titulaires, suivi des recrutements et gratifications de stage des personnels non permanents, mise en
place des procédures d'accueil des personnels permanents et non permanents.
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
- Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes relatives aux moyens humains
et financiers de l'unité, audits et évaluations de l'unité.
- Participer aux réunions des conseils de l'unité.

ACTIVITES ASSOCIEES :

- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des
activités.
- Suivre la mise à jour des différentes applications de l'Unité (Réséda, VIP...).
- Assurer une veille dans son domaine d'activité.

Compétences

- Qualités d'encadrement, d'animation et de coordination (qualités organisationnelles, sens des
responsabilités, polyvalence des tâches, capacité d'anticipation et de propositions).
- Maîtrise des règles administratives et financières
- Maîtrise des règles de gestion des ressources humaines
- Capacité à prioriser et planifier des actions
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
et des organismes de tutelle
- Capacité à rédiger des comptes rendus, des dossiers d'évaluation professionnelle,
- Qualités d'expressions orale et écrite
- Capacité à concevoir des tableaux de bord concernant l'activité de l'unité
- Connaissance souhaitée des outils tels AGATE, WEB CONTRAT, RESEDA, ZENTO, ETAMINE, NOTILUS,
SIRHUS, DIALOG,
- Sens du relationnel
- Anglais professionnel écrit et oral. Niveau B1 à B2

Contexte de travail

Le Laboratoire de Génie Chimique (LGC) est une Unité Mixte de Recherche Au croisement des Sciences
et de la Technologie, le LGC participe aux dernières avancées du Génie des Procédés et développe des
travaux de recherche expérimentaux et théoriques pour apporter la connaissance au cœur des procédés
de transformation de la matière et de l'énergie.

Soutenu par ses trois tutelles, le CNRS, Toulouse INP et l'Université Toulouse III - Paul Sabatier,
le LGC compte plus de 300 personnels, dont 160 permanents, répartis dans 6 départements de recherche
et 4 services d'appui à la recherche qui s'attachent à répondre à des enjeux sociétaux concernant
l'eau et les effluents, l'énergie, l'élaboration et le recyclage de matériaux, les bio-raffineries,
et l'ingénierie de la santé.

Le LGC compte environ 300 personnes dont 160 personnels permanents (chercheurs et enseignants
chercheurs, ITA-BIATSS). Son activité contractuelle est importante avec un budget non consolidé
d'environ 5 M€.

L'unité est située sur quatre sites géographiques, la secrétaire générale ou le secrétaire général
sera basé principalement sur le site de Labège (Toulouse INP) mais elle/il devra intervenir
quotidiennement sur le campus de Rangueil (Université Paul Sabatier). Il/Elle sera le point d'entrée
auprès des services administratifs des tutelles de l'unité.