Missions

Le responsable de l'administration et du pilotage (H/F) est membre de l'équipe de direction. Il/elle est responsable de l'administration du laboratoire.
Il/elle organise et conduit la mise en œuvre des orientations stratégiques de la structure, il/elle pilote des projets importants et complexes, Il/elle interagit avec tous les groupes de recherche et services du laboratoire, ainsi qu'avec les services administratifs de la délégation CNRS et des tutelles. Il/elle assure le pilotage administratif (finances, RH, partenariat / valorisation, Hygiène et sécurité, informatique, infrastructure). Il/elle participe au processus de décision et à la définition des orientations stratégiques d'appui à la recherche, dont il/elle a la responsabilité de la mise en œuvre.

Activités

- Participer à la conception de la politique et des objectifs du laboratoire, impulser les projets de l'établissement et assurer leur mise en œuvre
- Manager, organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services en lien avec leurs responsables (administration, gestion financière, RH, informatique, H&S ...) : planifier les activités de la direction dans le cadre des objectifs de l'établissement, encadrer et animer des équipes, établir et proposer le budget en lien avec le responsable de service, contrôler et analyser sa répartition et son exécution, veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité, y compris les risques psycho-sociaux, et en contrôler la mise en œuvre
- Piloter des projets d'évolution technique ou organisationnelle du laboratoire, conduire et/ou répondre à des audits et assurer la mise en œuvre des recommandations
- Participer au pilotage et à la mise en œuvre de la politique de ressources humaines (gérer les emplois et les compétences, gérer les procédures d'habilitation au titre de la PPST en lien avec les services du fonctionnaire de sécurité-défense du CNRS, proposer des indicateurs RH, contribuer au dialogue social,...)
- Participer à la rédaction du bilan et du projet de la demande de contractualisation de l'unité
- Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le bilan des actions, piloter l'élaboration d'outils d'aide à la décision
- Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
- Proposer, piloter et veiller à la mise en œuvre des procédures règlementaires
- Piloter la politique d'achat et la tenue de l'inventaire
- Proposer et mettre en œuvre une démarche qualité dans l'organisation des activités
- Représenter la direction auprès des partenaires externes et des tutelles pour les aspects non scientifiques

Compétences

Connaissances
Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
- Connaissance des grands principes du droit public et privé
- Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines et de la conduite de projets
- Connaissance générale des techniques d'audit, de démarche qualité, de communication
- Notion de base en gestion et en économie d'entreprise
- Connaissance de l'organisation et des circuits de décision du laboratoire
- Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de recherche
- Connaissance des réglementations comptables applicables aux établissements publics
- Connaissance des règles d'hygiène et sécurité
Compétences opérationnelles
- Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs du laboratoire
- Conduire des négociations individuelles ou collectives
- Élaborer des indicateurs et des tableaux de bord
- Anglais : posséder un niveau de langue anglaise (niveau européen B1 à B2)
Compétences managériales
- Accompagner et conduire le changement
- Accompagner, soutenir et valoriser
- Analyser, objectiver, synthétiser et conceptualiser
- Communiquer et rendre compte
- Déléguer et responsabiliser
- Donner du sens
- Élaborer, définir et déployer une stratégie
- Expliquer les choix, décisions et positions et faire preuve de courage managérial
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté et respecter la confidentialité
- Identifier les priorités, anticiper et être réactif
- Incarner une entité et transmettre une vision
- Préparer, décider, arbitrer et attribuer
- Reconnaitre, mobiliser et fédérer un collectif
- Connaitre et interagir avec son environnement dans le respect de la réglementation et des cadres en vigueur
- Encadrer, superviser et évaluer les membres d'une équipe
- Préconiser et conseiller
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Contexte de travail

L'ICMCB est une unité mixte de recherche CNRS-UB-BxINP de 250 personnes rattachée à CNRS Chimie. Elle est composée de 7 groupes de recherche, 2 pôles support et 12 services collectifs scientifiques et techniques (SCST), hébergée dans des locaux CNRS de 10 000 m2, avec une antenne de 1000 m2 à l'Ensmac (Bx-INP), et une antenne de 850 M2 à l'IUT (UB).
L'unité est en gestion CNRS, avec cependant quelques opérations en gestion UB et Bordeaux INP. Le budget en tranche annuelle est d'environ 1M€ de subventions des tutelles (dont 650 k€ pour l'infrastructure) et 5 M€ de ressources propres.

L'équipe de direction comprend le Directeur d'Unité, la Directrice d'Unité adjointe, le secrétaire général et l'assistante de direction. Les fonctions support de l'ICMCB comprennent 13 agents à temps plein, 4 assistants de prévention, 4 agents à temps partiel.