Missions

Le/la gestionnaire accomplira les actes de gestion administrative et financière. Ceci comprend les financements externes attribués aux personnels permanents CNRS du laboratoire (bourses de l'European Research Council, financements de l'Agence Nationale de la Recherche), ainsi que, ponctuellement, à ses chercheurs CEA. Il/elle assurera également des actes de gestion des ressources humaines.

Activités

En collaboration avec la Délégation CNRS (DR4) et les services dédiés, le/la gestionnaire aura en charge :
- Les achats et commandes,
- Les missions (ordre de mission et liquidation de frais)
- La gestion du personnel non permanent CNRS : montage des dossiers de recrutement et suivi des contrats (prolongation, renouvellement, titres de séjour, dossiers d'accueil, mise à jour de l'annuaire web)
- La formation : recensement et transmission des besoins de l'unité, gestion des inscriptions en formation,
- Gestion des financements externes en lien avec la Cellule Europe de la DR4 dans le respect des délais (commandes, missions, recrutements, tableaux de données et reportings à fournir à l'Europe).

En interface avec les services RH du CEA, il/elle prendra en charge :
- Les dossiers d'accueil au CEA des collaborateurs extérieurs invités par le laboratoire,
- L'information et l'accompagnement des différents collaborateurs et interlocuteurs de l'unité dans leurs démarches,
- La participation à l'organisation de conférences sur site,
- La communication : interface avec la responsable communication CEA de l'Institut en matière de communication CNRS,
- Ponctuellement toute tâche liée à l'activité du groupe administratif du laboratoire (secrétariat, courrier etc).

Compétences

Connaissances, savoirs généraux :
- Connaissance de la réglementation financière et comptable applicable aux établissements publics de recherche,
- Connaissance de la réglementation en matière d'achat public,
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines appréciée
- Pratique de l'anglais (niveau B1 du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL)).

Compétences opérationnelles :
- Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint, etc) et des outils de bureautique et gestion CNRS (Geslab, Webcontrat, ESR-Missions, RESEDA, etc),
- Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers,
- Autonomie de gestion et aptitude à alerter et transmettre les informations utiles ou sensibles à sa/son responsable,
- Savoir élaborer des tableaux de bord,
- Savoir suivre des échéances et gérer ses activités dans un calendrier complexe
- Qualités relationnelles avec les chercheurs de l'institut, l'équipe du support et les différents interlocuteurs CEA et CNRS
- Capacité d'adaptation et aptitude à la polyvalence'

Contexte de travail

Dans un environnement CEA, l'Institut de physique théorique (IPhT) est une unité mixte de recherche CEA/CNRS d'environ 120 personnes dont 35 physicien(ne)s CEA, 15 physicien(ne)s CNRS, et environ 60 doctorant(e)s et post-doctorant(e)s.
Le poste est rattaché au groupe support qui est composé de 7 personnes (3 gestionnaires, 2 informaticiens, 1 documentaliste, 1 adjoint administratif) qui couvre des missions très diverses. Le/la gestionnaire travaille sous la responsabilité de la responsable administrative de l'unité.
Le poste proposé est basé à l'Orme des Merisiers, situé à proximité du site principal du CEA/Saclay (91).