Missions

Sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, l'assistant(e) en gestion administrative participera à la mise en œuvre et au contrôle de la politique d'achat du CNRS au Centre de Calcul de l'IN2P3.
Il/elle aura en charge la gestion financière (achats, déplacements) d'une équipe du CC-IN2P3 et le suivi de l'inventaire. L'assistant(e) assurera également le suivi de la gestion administrative et financière de la Cellule Sureté Nationale et Radioprotection (SNR) de l'Institut Nucléaire et Particules et participera à son fonctionnement.

Activités

Pour le CC-IN2P3 :

-Gestion financière d'une équipe (10 agents) :
o Préparer et traiter les achats, les déplacements
o Collecter et contrôler les pièces nécessaires aux opérations de gestion
o Assurer un soutien logistique lors d'événements

-Suivi de l'inventaire :
o Assurer la traçabilité des immobilisations sur l'outil CNRS
o Gérer les transferts de matériels entre unités
o Répondre aux enquêtes des Instances

-Répondre aux demandes d'informations internes, externes
-Effectuer une veille de l'évolution de la réglementation et assurer la circulation de l'information
-Mettre en place des tableaux de bord de suivi et d'analyse financière


Pour la Cellule SNR :

-Gestion administrative et financière de la cellule (3 agents) :
o Établir et suivre le budget de la Cellule et des crédits radioprotection des unités IN2P3
o Préparer et traiter les achats, les déplacements
o Collecter et contrôler les pièces nécessaires aux opérations de gestion

-Organisation du séminaire des Personnes Compétentes en Radioprotection (PCRs) de l'IN2P3 (tous les 18 mois)

-Participation à l'animation du réseau des PCRs et des ingénieurs de radioprotection de l'IN2P3
o Réalisation de questionnaires et gestion des données afférentes
o Gestion des outils de communication
o Gestion du fonds documentaire partagé

-Gestion des relations avec les interlocuteurs internes, externes du service

-Consolidation des données relatives à la gestion des substances radioactives, des matières nucléaires, à la production et à l'élimination des déchets radioactifs, état des activités nucléaires, obligations déclaratives des unités, processus inspection ASNR, validité des certificats PCR, enregistrement et suivi des ESR

-Gestion des abonnements du service, du matériel et des listes de diffusion

-Mise en forme de supports de formations, relecture de documents

Compétences

- Connaitre de façon approfondie les règles et les procédures budgétaires et comptables
- Savoir analyser les données comptables et financières
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (très bon niveau Excel demandé)
- Maîtriser les outils de gestion du CNRS : NOUBA, GESLAB, ESR Missions
- Anglais : compréhension écrite et orale de niveau 2
- Être méthodique et rigoureux
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir planifier et organiser son travail
- Savoir travailler en mode projet
- Être capable de transférer ses savoir-faire et ses connaissances, pédagogie

Contexte de travail

Le Centre de Calcul de l'Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (CC-IN2P3) est une Unité d'Appui et de Recherche du CNRS regroupant 80 agents. Infrastructure de Recherche du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, sa mission est de fournir des moyens de calcul, de stockage et de transport de données à des chercheurs œuvrant dans des domaines aussi variés que la physique des hautes énergies, la physique nucléaire et la physique des astro-particules.
Sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, l'assistant(e) en gestion administrative intégrera le service administratif et financier du CC-IN2P3 composé d'une responsable financière et de six gestionnaires.
Chaque gestionnaire exerce une activité spécifique (gestion du personnel, coordination des conventions et des partenariats, contrats de recherche...) et a en charge la gestion administrative et financière d'une équipe du CC-IN2P3. Tout en rendant compte, le travail est effectué en autonomie et en collaboration avec les autres gestionnaires.

Pour ce poste, l'activité spécifique est la gestion administrative et financière liée au fonctionnement de la cellule SNR (3 agents) sous la supervision du responsable de la Cellule.
La Cellule SNR qui intervient sur un périmètre national est rattachée à la Directrice de l'Institut.

Des déplacements ponctuels pour l'organisation des séminaires PCR (tous les 18 mois) sont à prévoir.