Responsable de l'administration et du pilotage H/F

Job Description

Missions

Rattaché hiérarchiquement à la directrice de l'unité, le/la Secrétaire générale met en œuvre les orientations stratégiques de la MSH Mondes (UAR3225), qu'il/elle contribue à définir. Il/elle a la responsabilité de piloter les services centraux, et d'accompagner, pour son périmètre d'activité (administration, RH et budgétaires, etc.), les 7 pôles scientifiques et techniques et de favoriser leur déploiement. Il/elle est membre de l'équipe de direction.

Activity

- Participer en tant que membre de l'équipe de direction à la définition des objectifs de l'unité et à son pilotage et aider aux prises de décisions en les outillant;
- Encadrer et animer l'équipe des services centraux et accompagner les équipes des pôles scientifiques et techniques;
- Proposer le budget (environ 1M€ annuel), contrôler sa répartition et synthétiser son exécution pour la direction et les différentes tutelles, superviser les procédures financières de l'unité, proposer une programmation budgétaire pluriannuelle;
- Organiser et préparer les réunions d'instances (COPIL, assemblées générales, etc.), y participer pour ses domaines d'intervention et assurer le déploiement et le suivi des décisions prises;
- Préparer et proposer les demandes de moyens financiers et humains à soumettre aux tutelles;
- Proposer et piloter les procédures internes de mise en œuvre de la règlementation ; répondre à des audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations ; garantir les remontées d'information.
- Prendre part à la consultation avec les 3 UMR hébergées par la MSH et la favoriser.
- Accompagner la dizaine d'agents placés sous sa responsabilité hiérarchique dans l'évolution de leur carrière, conduire leurs entretiens annuels;
- Piloter une politique de communication en interne et à l'externe;
- Représenter la direction auprès de partenaires (tutelles, unités du périmètre, autres.);
- Élaborer, synthétiser, le cas échéant avaliser les rapports, réponses aux enquêtes, demandes diverses du Réseau des 21 MSH (RnMSH) ou autres institutions partenaires;
- Participer aux différents réseaux professionnels (RnMSH, Responsables administratifs, etc.).

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances :
-Connaissance approfondie de l'organisation de l'ESR, de ses modes opératoires et de ses réglementations juridiques, administratives et financières
-Connaissance approfondie du pilotage, de la gestion des ressources humaines et budgétaire
-Connaissance approfondie de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une structure
-Connaissance approfondie de la conduite de projet
-Connaissance générale des techniques d'audit
-Connaissance générale des techniques de démarche qualité
-Connaissance générale des techniques de communication

Savoir être :
-Capacité à anticiper et apprécier les situations, à prendre des initiatives et proposer des pistes d'amélioration;
-Capacité à travailler en équipe;
-Sens des priorités;
-Capacité à se positionner en tant que membre de la direction : savoir conseiller et rendre compte, savoir décider, tenir une position, porter les enjeux et les intérêts de l'unité.

Compétences opérationnelles :
-Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion;
-Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs;
-Élaborer des indicateurs et tableaux de bord, rédiger des comptes-rendus, des rapports, des conventions et des argumentaires;
-Analyser et synthétiser des résultats, définir et mettre en œuvre un plan d'action;
-Maitrise des outils de gestions;
-Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe;
-Anglais: B2 ou C1, à l'écrit comme à l'oral.

Compétences d'encadrement ou d'animation :
-Grandes aptitudes relationnelles : diplomatie, adaptabilité, négociation, dialogue, écoute et pédagogie;
-Maîtrise des techniques d'encadrement, de management;
-Capacité à animer le collectif de travail;
-Capacité à accompagner le développement des compétences des personnes;
-Capacité à gérer les conflits.

Your Work Environment

La Maison des Sciences humaines et sociales Mondes (MSH Mondes) est une Unité d'Appui et de Recherche (UAR 3225) ayant pour cotutelles le CNRS, l'Université Paris Nanterre et l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.
Orientée vers l'international, elle favorise l'interdisciplinarité, l'expérimentation et l'innovation en sciences humaines et sociales, le décentrement des savoirs, l'ouverture aux arts et autres sciences. La MSH Mondes organise sa vie scientifique dans une logique de mise en réseau et de collaboration (colloques, ateliers, projets collectifs, appels à projets liés à ses axes scientifiques prioritaires). Elle développe une expertise métier diversifiée, avec 7 pôles d'ingénierie (Archives, Bibliothèque Archéologie et Sciences de l'Antiquité, Plateforme Imagerie des patrimoines et spatialisation, Données et Humanités numériques, Pôle éditorial, Pôle audiovisuel et multimédias, Studio expérimental d'archéologie des médias). Elle est le point d'entrée unique pour les IR* Huma-Num et PROGEDO et développe des partenariats au niveau local, national et international.
Sur le campus de l'université Paris Nanterre, la MSH Mondes héberge au bâtiment Ginouvès 3 UMR (ArScAn, LESC et TEMPS) et leurs centres de ressources (600 personnes). Son équipe de 40 agents statutaires et contractuels est répartie sur 2 bâtiments voisins (Ginouvès et Weber). Elle porte le consortium-HN pictorIA.
Le/la secrétaire générale travaille en collaboration étroite avec la Directrice de l'Unité. Il/elle dispose d'un bureau individuel totalement équipé au bâtiment Ginouvès. Il/elle a accès au restaurant universitaire et à l'ensemble des activités culturelles et sportives de l'université Paris Nanterre.
Il/elle bénéficie de formations et/ou accompagnement dans le cadre de sa prise de fonction.
Ce poste permet de bénéficier de télétravail dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS.
Accès Gare RER SNCF Nanterre Université (RER A ou Ligne L).

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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