Responsable adminitratif H/F

Job Description

Missions

Le/la secrétaire générale a pour mission d¿organiser et de conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques assignées à la MSHE. Il/elle en assurera le pilotage administratif (RH, partenariat, finances, communication, hygiène et sécurité), en étroite collaboration avec la direction de l'unité, et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice. Il/elle est membre de l'équipe de direction.

Activity

Assurer l'appui au pilotage opérationnel,stratégique et financier
-Contribuer à la mise en œuvre du projet de l'unité en assurant le suivi de l'activité,en produisant les indicateurs,tableaux de bord
-Analyser les besoins de l'unité(ressources humaines,fonctionnement,investissement),formuler des propositions
-Préparer les éléments budgétaires,suivre l'exécution financière et assurer le suivi des moyens
-Impulser, suivre les demandes administratives et RH auprès des tutelles
-Organiser les réunions de l'unité et en rédiger les comptes rendus
-Encadrer l'activité des personnels placés sous sa responsabilité:organisation du travail, participation au recrutement, élaboration/suivi des fiches de poste et réalisation des entretiens annuels

Assurer la gestion administrative générale, le suivi des procédures
-Mettre en œuvre et sécuriser la gestion administrative de l'unité dans le respect du cadre réglementaire
-Veiller à la conformité des actes administratifs et au respect des échéances institutionnelles
-Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et actes engageant l'unité
-Coordonner les réponses aux enquêtes et évaluations du fonctionnement de l'unité
-Assurer une veille réglementaire et en garantir la diffusion auprès de l'équipe

Superviser le montage, le suivi et l'intégration des projets
-Coordonner l'appui aux porteurs de projets dans le montage administratif et financier des dossiers
-Veiller au suivi administratif et financier des projets
-Veiller à l'articulation entre les projets, les priorités scientifiques,les moyens mobilisables

Assurer l'interface avec les unités fédérées, les partenaires,les tutelles
-Organiser et diffuser l'information utile aux différents interlocuteurs internes/externes
-Contribuer au suivi des relations avec les partenaires institutionnels, académiques et socio-économiques
-Assurer veille institutionnelle,stratégique utile au fonctionnement, au positionnement de la structure

Your Profil

Skills

Savoirs :
- Connaissances relatives à l'organisation et au fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique française
- Connaissances de l'environnement institutionnel et partenarial
- Connaissance du droit public et droit des contrats
- Connaissance des méthodes, techniques et outils de conduite de projet
- Connaissances budgétaires générales et des finances publiques
- Connaissance de la gestion des ressources humaines
- Connaissance des procédures d'achat public et suivi des marchés
- Connaissance générale des techniques de communication
- Connaissances générales des techniques de management
- Langue anglaise : B1 à B2

Savoir-faire :
- Définir et mettre en place des indicateurs de suivi et d'analyse de l'activité
- Concevoir, élaborer et produire des indicateurs et des tableaux de bord
- Rédiger des synthèses, bilans et rapports
- Piloter un projet
- Organiser son activité dans un calendrier contraint et un environnement complexe
- Assurer le suivi administratif, réglementaire et financier de dossiers
- Mettre en œuvre et faire respecter les procédures
- Utiliser les logiciels et outils spécifiques à l'activité de l'unité
- Assurer une veille informationnelle, réglementaire et institutionnelle
- Travailler en interface avec des interlocuteurs variés, internes et externes
- Rendre compte de l'activité et proposer des améliorations de fonctionnement
- Encadrer et animer une équipe
- Être en mesure de représenter la direction en cas de besoin

Savoir-être :
- Être organisé, rigoureux et fiable
- Être autonome et avoir le sens des responsabilités
- Être réactif, s'adapter à des situations variées et savoir anticiper
- Avoir le sens relationnel, savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Avoir l'esprit d'équipe et sens de l'initiative
- Capacité d'écoute, de pédagogie et de communication
- Communiquer et rendre compte

Your Work Environment

La Maison des Sciences humaines (MSH) et environnementales Claude-Nicolas Ledoux est basée à Besançon. C'est l'une des 21 MSH constituant le réseau national des MSH, une infrastructure de recherche nationale. Constituée sous forme d'UAR (unité d'appui et de recherche), ses tutelles sont le CNRS et l'université Marie et Louis Pasteur. Exerçant ses fonctions au sein d'une UAR, l'agent sera en interface avec les seize unités de recherche fédérées, les services des établissements de tutelle, ainsi qu'avec des partenaires institutionnels, académiques, socio-économiques et culturels. Ce positionnement implique une activité transversale, au sein d'un environnement partenarial et multi-interlocuteurs.

L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la direction de l'unité, avec laquelle il travaille en lien étroit. Membre de l'équipe de direction, il/elle assure l'encadrement administratif et participe à la coordination de l'ensemble des 15 agents de l'UAR. Il/elle s'appuie, pour l'exercice de ses missions, sur le pôle gestion et administration, composé d'une responsable financière et d'un chargé de gestion administrative.

Le poste est exercé à temps plein (100 %) sur le site de la MSHE. L'agent dispose d'un poste de travail dédié, comprenant notamment un mobilier ergonomique et les équipements informatiques nécessaires à l'exercice de ses fonctions. Compte tenu de ses missions d'encadrement, de coordination et d'interface avec de multiples interlocuteurs, le poste requiert une présence soutenue sur site. Les fonctions conduisent à des échanges réguliers avec les 15 agents de l'unité, les chercheurs, enseignants-chercheurs, personnels ITA et BIATSS des 16 unités fédérées, ainsi qu'avec les tutelles de l'unité.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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