Missions

Au sein de la Région IDF Sud du CAES, en étroite collaboration avec les élus locaux, l'assistant-e en gestion administrative coordonne et/ou réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative, et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'Unité de Service d¿Action et d¿Entraide Sociales (USAES) et celles du Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS. Son périmètre d'action est la Région, les Comités Locaux d'Action Sociale (CLAS) de Polytechnique, C2N.

Il ou elle sera placé (e) sous la responsabilité du Président de Région du CAES du CNRS.
Il ou elle apporte une aide ponctuelle au CAES du CNRS National.

Activités

Assistanat
- Planifier, préparer, organiser les réunions des CLAS et du Comité Régional et en assurer le suivi.
- Rédiger et afficher les informations internes/externes relatives au fonctionnement de la région et des CLAS.
- Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
- Préparer des contrats et plannings (professeurs, animateurs embauchés par la région) en lien avec le siège du CAES du CNRS
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les élus
- Assurer les permanences
- Effectuer un accueil quotidien auprès des agents : renseigner, guider, vente de billets¿
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Coordonner les aspects logistiques de la structure

Comptabilité
- Assister le comptable du siège.
- Contribuer à l'élaboration du budget régional en lien avec les élus.
- Produire des bilans par secteur d'activité pour l'ensemble des CLAS et de la région.
- Instruire des dossiers d'inscription pour les Centres de Loisirs
Etablir les factures sur le logiciel GANAEL, encaisser les paiements pour les diverses activités et le centre de loisirs.
- Réaliser toutes opérations de saison et/ou de contrôle sur le logiciel dédié en lien avec les services du siège.
- Organiser les manifestations (événements divers : fête de noël, sorties culturelles).

Compétences

Savoirs généraux
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
- Techniques d'élaboration de comptes rendus
- Notions de comptabilité
- Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Qualités requises pour le poste
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur/Fiabilité
- Travailler en équipe
- Bonne aptitude à communiquer
- Capacité d'adaptation

Contexte de travail

L'assistant-e en gestion administrative exercera ses fonctions sur plusieurs sites sous l'autorité du ou de la président·e de région IDF Sud : sur 3 sites, l'essentiel du temps
à Gif sur Yvette, en binôme avec une autre gestionnaire présente à temps complet,
à l'école Polytechnique située à Palaiseau.
au C2N situé à Palaiseau, mais d'une manière plus ponctuelle, l'assistant-e sera amené-e à se déplacer sur ce site.
Il-elle sera accompagné-e dans sa prise de poste par les présidents de région IDF Sud et des CLAS de Gif, Polytechnique et C2N.

Ce poste est soumis à l'obligation de réserve et de confidentialité telles qu'elles ressortent des obligations du fonctionnaire.
C'est un poste très ouvert sur le relationnel avec les agents de la Région. Il permet des contacts humains enrichissants et requiert des qualités d'écoute et un solide sens de l'organisation.
Des formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS ainsi que quelques réunions sont à prévoir (déplacements sur Paris et autre endroit en France).