Missions

Sous les responsabilités du Président de Région (Ile de France Ouest) du Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS et du directeur de l'Unité de Service d'Action et d'Entraide Sociales (USAES), l'assistant-e en gestion administrative coordonne et/ou réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'USAES et de celles du CAES. Son périmètre d'action est la Région Ile de France Ouest où il travaille en étroite collaboration avec les élus locaux, les responsables des comités locaux d'action sociale (CLAS) et des sections régionales d'activités spécifiques (SERAS). Il-elle apportera également une aide aux structures locales du CAES du CNRS National.

Activités

Assistanat :
-Planifier, préparer, organiser les réunions des CLAS et du Comité Régional et en assurer le suivi
-Rédiger et afficher les informations internes/externes relatives au fonctionnement de la région et des CLAS
-Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
-Préparer les contrats et plannings (professeurs, animateurs embauchés par la région) en lien avec le siège du CAES du CNRS
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les élus
-Effectuer des permanences quotidiennes auprès des agents : renseigner, guider, vente de billets...
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et à l'inscription des membres
-Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
-Coordonner les aspects logistiques de la structure

Comptabilité:
-Assister le comptable du siège du CAES
-Contribuer à l'élaboration du budget régional en lien avec les élus
-Produire des bilans par secteur d'activité pour l'ensemble des CLAS et de la région
-Établir les factures sur l'application dédiée à la gestion des activités nationales et locales du CAES (GANAEL) , encaisser les paiements pour les diverses activités et le centre de loisirs
-Réaliser toutes opérations de saison et/ou de contrôle sur le logiciel dédié en lien avec les services du siège
-Organiser les manifestations (événements divers : fête de noël, sorties culturelles...).
Assistance aux structures locales du CAES du CNRS :
A la demande de la direction et les services du siège du CAES, il-elle pourra effectuer certaines activités au profit de CLAS ou de Régions CAES, sur tout le territoire. Ces missions d'assistance sont principalement des actes de gestion, de comptabilité et de secrétariat. Elles se font en travail à distance

Compétences

Savoirs généraux
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
- Techniques d'élaboration de comptes rendus
- Notions de comptabilité
- Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Qualités requises pour le poste
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
- Rigueur/Fiabilité
- Travailler seul et en équipe
- Bonne aptitude à communiquer
- Capacité d'adaptation
- Qualités humaines et relationnelles

Contexte de travail

Le CAES, est une association régie par la loi de 1901 et une Unité de Service d'Action et d'Entraide Sociales (USAES). Situé à Vincennes (94), il joue le rôle de comité d'entreprise auprès des agents du CNRS. Il est dirigé par un conseil d'administration composé de membres élus et d'un bureau exécutif chargé de faire appliquer la politique définie par le CA.
Les régions coordonnent l'action sociale au niveau des délégations du CNRS, elles font l'interface entre le CAES national et les sections locales.
L'assistant-e en gestion administrative exercera ses fonctions sous les responsabilités hiérarchique du Président de la région Ile de France Ouest et Nord et fonctionnelle du directeur d'unité (USAES).
La région Ile de France Ouest et Nord est composée de 5 CLAS . L'assistant.e sera accompagné-e dans sa prise de poste par les présidents de ces CLAS.
C'est un poste très ouvert sur le relationnel avec les agents de la Région. Il permet des contacts humains enrichissants et requiert des qualités d'écoute et un solide sens de l'organisation.
L'assistant-e en gestion administrative bénéficiera de formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS (des déplacements sur Paris seront à prévoir). Dans le cadre de ses fonctions, il/elle pourra également être amené.e à se déplacer de manière ponctuelle selon les nécessités du CAES du CNRS.
Le bureau de l'assistant-e en gestion administrative est basé dans les locaux de la délégation Ile de France Meudon du CNRS sur le Campus Bellevue, 1 place Aristide Briand 92190. Le site de Meudon, à taille humaine, offre de nombreux atouts : un restaurant collectif, un parking pratique (voitures, vélos), et un accès fluide grâce aux transports en commun - gare SNCF Bellevue (ligne N, à 15 minutes de Montparnasse), tramway T2 (station Brimborion), bus RATP n°169 (arrêt Bellevue). Les activités culturelles et sportives proposées enrichissent le quotidien, créant un environnement de travail stimulant et agréable.