Missions

L'assistant (H/F) en gestion administrative assistera la direction de l'unité dans l'ensemble de ses activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines qui relèvent des tutelles de l'unité et sera en lien direct avec la direction de l'unité. Il/Elle définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'unité. Il/Elle interagit avec tous les services de l'unité, ainsi qu'avec les différents services administratifs des tutelles. Il/Elle assure le pilotage administratif de la structure dans un environnement complexe (multi-tutelles voire multi-sites). Il/Elle est garant/garante du respect de la réglementation au sein de l'unité. Dans ce cadre il/elle sera membre de l'équipe de direction.

Activités

-Conduire la gestion administrative et financière de l'unité
-Préparer et exécuter le budget de la plateforme, en lien avec les autres gestionnaires.
-Assurer le suivi budgétaire et rendre compte à la direction de la plateforme
-Mettre en place des outils de pilotage (états, tableaux de bord) dédiés à la gestion administrative et financière, saisir et mettre à jour les bases de données
-Assurer la communication avec les gestionnaires des unités/laboratoires des utilisateurs
-Mettre en place et actualiser les dossiers de tarifications
-Réaliser les opérations de gestion courante de recettes et de dépenses (fonctionnement, équipement) dans le respect de la réglementation applicable aux tutelles
-Superviser la gestion ressources humaines du personnel permanent et non-permanent : accueil, missions, suivi des contrats à durée déterminée, conventions de stage
- Participer aux audits, contrôles, répondre aux enquêtes, fournir des indicateurs
-Coordonner et encadrer le réseau des responsables techniques et scientifiques pour tout acte administratif et de gestion Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, etc) les reproduire et les diffuser
-Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (Etablir les Bilans financiers et bilan d'activité de l'UAR et de chacun des services)
-Représenter le responsable pour tout ce qui est relatif au domaine de l'administration et de la gestion.
-Assurer une veille réglementaire, sur les outils et procédures, informer et faire appliquer
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services des différentes tutelles de l'unité
-Participer à la mise en place de la démarche qualité
-Réaliser les opérations d'achat/jouvence d'équipement : produire les documents comptables, procéder aux opérations d'inventaire, collecter et archiver des pièces justificatives

Compétences

- Connaissance générale des règles de gestion comptable, administrative et financière du secteur public
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaine
- Connaître l'environnement et le financement de la recherche scientifique

Compétences opérationnelles :
- Savoir mettre en application des procédures
- Utiliser les systèmes d'information budgétaires (Geslab, SIFAC)
- Connaitre la gestion des ressources humaines des établissements publics de l'enseignement supérieur de la recherche
- Etablir des tableaux de bord
- Savoir élaborer et rédiger des notes d'information et des documents de synthèse
- Maîtriser l'environnement bureautique et la pratique des outils CNRS
- Maitriser le PackOffice
- Connaissance générale des techniques de démarche qualité
- Connaissance du statut des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Savoir piloter, planifier ses activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord
- Capacités rédactionnelles
- Déléguer et évaluer
- Savoir rendre compte
- Appliquer les règles financières
- Capacité d'adaptation aux contraintes de la recherche
- Capacité à expliquer et retranscrire les règles de la comptabilité générale, publique
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoirs-être :
- Capacités d'organisation et méthodologie
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté et respecter la confidentialité
- Capacités à gérer les priorités
- Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Préconiser et conseiller
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Mobiliser et fédérer un collectif
- Capacité à faire appliquer les textes réglementaires et savoir organiser leur diffusion interne

Contexte de travail

L'UAR 2041 PAC Chimie Balard Montpellier propose un ensemble unique de ressources pour l'analyse et la caractérisation physicochimique de matériaux et biomolécules. Le parc expérimental est ouvert à l'ensemble de la communauté académique (instituts de chimie du site de Montpellier et des unités connexes) et industrielle (Start Up, TPE, PME, Grands Groupes).
La personne recrutée assurera, en lien avec 2 gestionnaires, la mise en place et le pilotage de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure récemment créée en janvier 2024. Issue des plateformes anciennement adossées à l'ICGM, à l'IBMM ou à l'Université de Montpellier, la PAC Chimie Balard regroupe 28 techniciens et ingénieurs (ITA BIATS) répartis dans 11 services. L'UAR est sous la tutelle du CNRS, de l'Université Montpellier et de l'ENSCM. Ses locaux sont implantés dans le bâtiment Balard de la délégation régionale et sur le campus Triolet de l'université.
Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.