Missions

Le/La technicien-ne en gestion administrative assure le secrétariat du médecin de prévention et réalise des actes de gestion administrative et financière au sein du service. Il/Elle assure l'accueil des agents.

Activités

- Assurer la gestion des informations orales et écrites à caractère médical ;
- Planifier et organiser les convocations des agents et les rendez-vous de visites ;
- Gérer l'agenda du service et planifier des réunions ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
- Rédiger des courriers, des documents ;
- Assurer la gestion des fournitures médicales ;
- Participer à l'élaboration du rapport annuel, le mettre en forme et le diffuser ;
- Organiser des réunions, des visites de prévention dans les unités ;
- Préparer les dossiers médicaux et en assurer le suivi ;
- Mettre à jour les fichiers de données administratives ;
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers et des documents

Compétences

- Maîtriser les méthodes et les techniques de secrétariat ;
- Maîtriser les techniques rédactionnelles, l'orthographe et la syntaxe ;
- Maîtriser l'environnement bureautique et les logiciels courants et spécialisés) ;
- Comprendre et savoir s'exprimer en anglais courant (niveau A1 à A2 - cadre européen commun de référence pour les langues)
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Disposer de bonnes qualités relationnelles et d'écoute ;
- Savoir rendre compte de son activité ;
- Savoir respecter la confidentialité des informations ;
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie.

Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation et qui compte environ 1100 laboratoires sur l'ensemble du territoire et environ 32000 personnels. Pour accompagner administrativement sa mission nationale scientifique, le CNRS est organisé en 17 Délégations Régionales ayant un rôle de gestion, d'accompagnement et de soutien de proximité des laboratoires répartis sur le territoire.

Le poste à pourvoir se situe à la Délégation Ile-de-France Gif-sur-Yvette, sur un territoire d¿une exceptionnelle dynamique et couvre la gestion d'un ensemble de 113 laboratoires dans lesquels le CNRS emploie 4000 personnels.

La délégation est localisée dans un cadre verdoyant au Sud de Paris sur le campus de recherche de Gif-sur-Yvette (91). Elle comprend 190 personnels affectés au sein de 9 services.
Le/La technicien-ne en gestion administrative exerce son activité au sein du service médecine de prévention (SMP), composé de 5 personnes, sous l'autorité hiérarchique du médecin de prévention.