Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F

Job Description

Missions

Assurer la coordination des activités de gestion financière et de gestion des ressources humaines des 2 bureaux de représentation ASEAN et Océanie et des 4 laboratoires de recherche internationaux (IRL) de Singapour (CINTRA, IPAL, BMC, MAJULAB pour lequel la gestion administrative est partagée avec un autre agent).

Activity

Gestion administrative :
- Assister et conseiller les directeurs/directrices des bureaux de Singapour et Melbourne et les directeurs/ directrices des quatre IRL localisés à Singapour
- Mettre en place et tenir à jour un cahier de procédures s'appliquant à chacun des laboratoires, destiné à standardiser les tâches administratives et faciliter la continuité du service en cas d'absence ou de vacances
- Contrôler l'application des règles et procédures
Gestion des ressources humaines :
- Instruire les demandes de recrutements
- Tenir à jour les effectifs des laboratoires et les structures sous les logiciels dédiés
Gestion financière et comptable :
- Participer à la définition du budget des laboratoires par l'édition, via l'outil de gestion dédié, d'états de suivis
- Effectuer un suivi et une analyse du budget des bureaux et des laboratoires
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
- Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
- Saisir et contrôler les actes de gestion (bons de commandes, ordres de mission, réservation de crédits, états de frais) dans le logiciel de gestion dédié
- Transmettre à l'agent comptable et/ou conserver les pièces justificatives
- Participer à la réalisation des opérations de clôture d'exercice en liaison avec le service financier du siège à Paris et gérer les audits.

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances
- Connaissance générale du paysage de la recherche aux niveaux français et international, de la réglementation administrative, financière et des ressources humaines applicable aux établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire
- Maitriser les outils bureautiques
- Savoir s'adapter à des applications spécifiques
- Expliquer et faire appliquer les obligations réglementaires

Savoir-être
- Savoir s'adapter à des environnements et cultures très diverses
- Avoir une forte capacité d'organisation
- Être rigoureux et précis
- Avoir des qualités relationnelles
- Savoir écouter
- Être réactif
- Savoir prendre des initiatives,
- Être force de proposition

Your Work Environment

Les zones ASEAN et Océanie sont des partenaires de recherche stratégiques pour le CNRS, avec des coopérations structurées mises en place entre le CNRS et les universités et organismes de recherche de ces zones. Singapour en particulier est un partenaire clé de la zone, avec la présence du bureau de représentation du CNRS en ASEAN et de quatre laboratoires implantés :

IRL IPAL (Intelligence Artificielle), CNRS Sciences Informatiques
IRL CINTRA (Photonique de haute performance), CNRS Ingénierie
IRL MAJULAB (Quantique), CNRS Sciences Informatiques
IRL BMC2 (Mécanobiologie), CNRS Biologie

Le/la Chargé-e de gestion administrative et financière des entités CNRS à Singapour et du bureau de représentation à Melbourne travaillera en étroite collaboration avec l'équipe des chargé.e.s de gestion de l'ensemble des IRL du CNRS.

Le poste est localisé, au siège du CNRS situé au 3 rue Michel Ange - 75016 PARIS

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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