Missions

Vous serez en charge de réaliser les activités administratives, logistiques et financières du pôle Conseil d'Administration, Ressources et Elections (CARE) de la Direction des affaires juridiques (DAJ) pour la mise en œuvre opérationnelle des processus électoraux du CNRS ainsi que la préparation et l'organisation de son conseil d'administration.

Activités

- prendre en charge les aspects administratifs, logistiques et financiers pour l'organisation du conseil d'administration du CNRS et les processus électoraux (convocations, ordres de mission, commandes, dossiers du conseil d'administration, saisies dans la base élection, établissement des listes électorales, suivi des candidatures, commissions électorales, dépouillement, diffusion des résultats),
- assurer la traçabilité des échanges (courrier, mail), accueil téléphonique, organisation des réunions,
- concevoir et mettre en forme des supports de réunion,
- réaliser des comptes rendus de réunions internes et externes,
- mettre en œuvre les actions de communication via le site Web des élections,
- suivre l'évolution des applications informatiques de gestion des données électorales,
- réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité.

Compétences

- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel) et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les règles de gestion administrative
- Avoir des connaissances budgétaires générales
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
- Rédiger des comptes rendus, réaliser des tableaux de suivi
- Faire preuve de discrétion et de disponibilité
- Etre réactif, savoir alerter et intervenir à bon escient
- Etre capable d'initiatives, faire preuve d'autonomie

Contexte de travail

Au sein de la DAJ du CNRS, direction d'une vingtaine de personnes située au siège du CNRS à Paris 16ème, rattachée au Directeur Général Délégué aux Ressources, l'assistant.e en gestion administrative est sous la responsabilité directe de la responsable du pôle CARE. Le pôle CARE est l'un des six pôles de la DAJ et comprend trois personnes.
- Principaux interlocuteurs internes : direction et autres pôles de la DAJ, services et directions du siège, délégations régionales.
- Principaux interlocuteurs externes : homologues des organismes de recherche, partenaires académiques, entreprises, ministères.
- Déplacements occasionnels pour réunions.